Как и кем проводится инвентаризация на предприятии. Как провести инвентаризацию и документально ее оформить Что такое инвентаризация

Изучив материалы темы, Вы сможете:

– определить понятие бухгалтерского документа и его роль в получении первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования;

– уяснить документооборот и его значение;

– изучить сущность и значение бухгалтерских регистров;

– понять формы бухгалтерского учета;

– дать классификацию документов;

– освоить способы исправления ошибок в бухгалтерских регистрах.

Все хозяйственные операции должны оформляться на основе первичных оправдательных документов. Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке и имеющее юридическую силу письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной деятельности, составленное в момент его совершения.

К документам предъявляются следующие требования:

Точность и полнота отражения фактов хозяйственной деятельности;

Своевременность составления и ясность содержания;

Соблюдение установленных форм и реквизитов.

Порядок документирования хозяйственных операций определен Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11 1996 г. № 129-ФЗ и «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н.

Любой документ должен содержать ряд показателей (реквизитов). Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные:

Наименование документа (формы), код формы;

Дата составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Количественная и стоимостная оценка факта хозяйственной деятельности;

Наименование должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной деятельности и правильность его оформления;

Личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Записи в первичных документах производятся чернилами, шариковыми ручками.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций, назначением документов, технологией обработки учетной информации. Это:

Номер документа;

Расчетные счета организации;

Основание для совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим классификацию документов .

1. По месту расположения реквизитов в документе форма документа может быть зональной, анкетной, табельной.

2. По характеру операций формы документов бывают:

Типовые (для однородных операций – кассовые ордера) и специализированные.

Чтобы исключить возможность повторного использования документов, ряд документов подлежит погашению штампом «получено» или «оплачено» с указанием даты и подписи.

3. По назначению : распорядительные (приказы, доверенности, накладные на выполненные работы, чек на получение наличных, платежное поручение), оправдательные или исполнительные (накладная на получение товара, акт на списание товарно-материальных ценностей, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер), бухгалтерского оформления (ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, амортизации, расчеты отклонений от нормативной себестоимости) и комбинированные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).

4. По степени обобщения : документы первичного и вторичного оформления.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент совершения факта хозяйственной деятельности: о поступлении или отпуске материалов (приемные акты, требования, ЛЗК), об отгрузке продукции (накладные, счета-фактуры), о начислении зарплаты (табель учета рабочего времени).

Вторичные документы составляются на основе первичных документов и предназначены для равномерного накопления и обобщения учетной информации: материальный отчет складского имущества, накопительные ведомости, книги учета, авансовый отчет.

Материальные (акты приема-передачи), денежные (чеки, выписки из банка, кассовые ордера, квитанции, займы, марки, облигации, сберегательные сертификаты), расчетные (платежные поручения, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости, авансовые отчеты).

6. По способу охвата хозяйственной деятельности :

Разовые (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования) и накопительные (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта на месяц).

7. По месту составления : внутренние (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, товарные отчеты, авансовые отчеты, путевые листы) и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщика товары, доверенности, платежные поручения, судебные и исполнительные документы).

8. По способу заполнения : ручным способом и при помощи вычислительной техники.

9. По количеству учетных позиций : однострочные (наряд на выполнение одной работы) и многострочные (счет, товарно-транспортная накладная).

10. По характеру фактов хозяйственной деятельности : кассовые, банковские, материальные и расчетные.

12. По степени типизации : стандартные и нестандартные.

13. По сроку исполнения : срочные и несрочные.

14. По подлинности составления : подлинные и копии.

Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.

Документооборот регламентируется графиком. Составление графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот , продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:

Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

Проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;

Обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего, документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировку) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры;

Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 35 «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом Российской Федерации предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.

Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

График документооборота и обработки учетной информации являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в графике документооборота. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимокнтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учебном процессе.

Однако не все явления, происходящие в процессе хозяйственной деятельности, могут быть зафиксированы в документах. Выявить незафиксированные в документах явления помогает инвентаризация - проверка соответствия фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Ее данные служат для приведения показателей учета в соответствие с действительностью, отражая те объекты и явления, которые по каким-либо причинам своевременно не были охвачены учетом.

Документация и инвентаризация применяются для получения первичных данных об объектах учета.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем предприятия, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц; при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при реорганизации или ликвидации предприятия; в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

В соответствии с действующим Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов РФ 27.07.98 № 34н, годовой считается инвентаризация, которая проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года. В Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 № 49) констатируется, что кроме материальных, нематериальных и прочих финансовых активов организации должны проводить инвентаризации кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов, незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов.

Данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств должны быть внесены в инвентаризационные описи или акты инвентаризации . За правильность, своевременность, полноту и точность оформления материалов инвентаризации несет ответственность инвентаризационная комиссии. Руководитель предприятия назначает постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, другие специалисты. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия;

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Учетные регистры – книги, карточки, журналы или отдельные листы, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, диски и иные машинные носители, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению.

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.

Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, которые мс хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) разных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных.

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические «тематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления но без определения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель - обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию и правильностью записи в них.

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки).

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях.

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двухсторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета.

Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении).

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы.

Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа.

1. Проверка по существу (устанавливается целесообразность и законность операции, определяется место и сумма операции).

2. Формальная проверка документа (выписан ли документ на бланке установленной формы, проверяется правильность заполнения всех реквизитов и подписей).

3. Группировка, арифметическая проверка, таксировка (перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный измеритель) и котировка (определение и проставление корреспонденции счетов).

Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учетных регистрах, из которых она переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению. Ответственность за сохранность в период работы с ними и передачу в архив несет главный бухгалтер.

Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г.):

Бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые – 10 лет, квартальные – 3 года;

Первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, извещения и выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества, квитанции и др.) – 5 лет;

Инвентарные карточки и книги учета основных средств – 3 года;

Учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера и др.) – 5 лет;

Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости – 5 лет;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости, книги по учету депонированной зарплаты, журналы регистрации исполнительных листов – 5 лет;

Журналы, книги регистрации счетов, кассовые ордера, платежных поручений – 5 лет;

Документы по инвентаризации – 3 года;

Документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности – не менее 5 лет;

Исполнительные листы – не менее 5 лет;

Документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) – не менее 5 лет;

Акты документальных ревизий – 5 лет;

Акты проверки кассы, правильности взимания налогов – 5 лет;

Договоры, соглашения – 5 лет;

Реестры договоров – 3 года;

Договоры о материальной ответственности – 5 лет;

Образцы подписей материально ответственных лиц – до минования необходимости;

Лицевые счета рабочих и служащих определяется по формуле: 75 – В лет, где В – возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета;

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости – 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой суммы составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции.

Способом «красное сторно» исправляются ошибки, затрагивающие корреспонденцию счетов. Сущность способа «красное сторно» заключается в том, что неправильная запись сторнируется, т. е, снимается обратно (как бы уничтожается), и вместо нее делается правильная запись. Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов на нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность преувеличенной и правильной сумм операции.

Формабухгалтерского учета – совокупность учетных регистров, используемых в определенной последовательности и взаимосвязи.

В настоящее время организация может применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.

При мемориально-ордерной форме о сновными учетными регистрами являются мемориальные ордера. В течение определенного периода первичные документы поступают в бухгалтерию, накапливаются и регистрируются в специальных группировочных и накопительных ведомостях по однородным операциям.

На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы как первичные, так и сводные.

Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров.

Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносят в Главную книгу – основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам.

Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим и синтетическим счетам. Итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.

К недостаткам мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета можно отнести: Трудоемкость учета из-за многократного дублирования одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах).

Основными учетными регистрами при журнально-ордерной форме являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку.

Накапливание данных первичных документов производится в учетных регистрах, в которых отражаются все хозяйственные операции за отчетный месяц.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Аналитический и синтетический учет осуществляется совместно. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов. Сохраняются инвентарные карточки, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. Поэтому оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера по кредиту счетов и вспомогательные ведомости по дебету счетов.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Он предназначен для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.

По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными ведомостей.

Упрощенная форма «Журнал-Главная» - э то книжно-карточная форма бухгалтерского учета, предусмотренная для ведения учетного процесса на предприятиях с небольшим объемом производства (работ, услуг) ее называют американской.

В этой форме учетные регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге Журнал-Главная. Одна сторона этой книги отражает структуру регистрационного журнала, другая – предназначается для систематической записи по синтетическим счетам.

Такая форма позволяет не составлять оборотную ведомость. В книгах и карточках этой формы ведется аналитический учет и составляется на основе данных аналитического учета оборотная ведомость аналитического учета. Баланс составляется на основе Журнал-Главная.

Контрольные вопросы:

1. Способы получения первичной учетной информации о состоянии средств и источников их образования, о хозяйственных процессах.

2. Бухгалтерский документ и его роль в учете.

3. Документы, их классификация.

4. Обработка документов. Документооборот и его значение.

5. Архив бухгалтерских документов.

6. Инвентаризация, виды, порядок проведения и отражение на счетах бухгалтерского учета.

7. Бухгалтерские учетные регистры, понятие и классификация.

8. Исправление ошибок в бухгалтерских регистрах.

9. Счетные записи: хронологическая и систематическая, шахматная и линейная, ручная и машинная.

10. Формы бухгалтерского учета.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное документальное оформление всех без исключения фактов хозяйственной жизни. Поэтому уже на самой начальной стадии учетного процесса все первоначальные сведения о свершившихся фактах хозяйственной жизни отражаются в первичных учетных документах, что характеризует систему первичного учета.

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания и хранения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснованных экономических решений.

Основу ведения первичного учета составляет учетная информация, подтверждаемая первичными учетными документами.

Система первичного учета предполагает документальное оформление хозяйственных фактов, происходящих при осуществлении деятельности экономического субъекта. Информация, содержащаяся в первичных учетныхдокументах, служит единственным основанием для отражения хозяйственных фактов в текущем бухгалтерском учете.

Бухгалтерский документ (от лат. documentum - доказательство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных фактов, а также права на их совершение. Первичный учетный документ подтверждает юридическую силу хозяйственного факта и придает законность его совершения. Он устанавливает ответственность отдельных лиц за осуществление хозяйственных фактов.

Согласно п. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

К первичным учетным документам Законом № 402-ФЗ предъявляются следующие требования:

• 1) первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а, если это не представляется возможным, - непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9);
• 2) первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты (в перев. с лат. - нужное, требуемое) - это показатели, приводимые в первичных учетных документах, которые необходимо заполнить данными свершившихся фактов хозяйственной жизни.

Обязательными реквизитами регистра являются (п.4, ст. 10):

• - наименование регистра;
• - наименование экономического субъекта, составившего регистр;
• - дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
• - хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
• - величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
• - наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
• - подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Все показатели первичного учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются;

• 3) первичные учетные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (п. 7 ст. 9). При осуществлении исправлений исправляемая запись зачеркивается одной чертой, сверху надписывается верная, делается надпись «Исправлено», ставятся подписи внесших исправления лиц и дата исправления. В денежных документах исправления не допускаются;
• 4) прошедшие обработку первичные учетные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, при обработке с использованием электронной техники - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку;
• 5) записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, при помощи компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей;
• 6) для того, чтобы первичные учетные документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляется дата и подпись с указанием фамилии и инициалов. На банковских документах проставляется отметка обслуживающего банка и дата.

Для систематизации и обеспечения правильности применения учетных документов используются их классификации по следующим однородным признакам:

• 1) назначению;
• 2) порядку составления;
• 3) способу отражения хозяйственныхфактов;
• 4) месту составления;
• 5) порядку заполнения.

По назначению учетные документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными считаются документы, которые содержат указание (приказ) на совершение хозяйственного факта, но не удостоверяют его совершение. Подписываются такие документы лицами, имеющими права давать указания на совершение отражаемых в документах хозяйственных фактов. К распорядительным документам относятся приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чеки на получение наличных денег с расчетного или валютного счетов, платежные поручения и др.

Оправдательными (исполнительными) документами подтверждается совершение хозяйственного факта; они заполняются непосредственно в момент ее проведения или непосредственно по окончании. К оправдательным документам относятся акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета и счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются непосредственно работниками бухгалтерии для подготовки распорядительных и оправдательных документов к отражению в бухгалтерском учете и составления бухгалтерских записей. К ним относятся ведомости начисления амортизации, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, расчеты (отклонений, калькуляции), бухгалтерские справки и др.

Комбинированные документы одновременно содержат признаки нескольких видов документов, например, распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Они являются основанием и оправданием совершения факта хозяйственной жизни. Комбинированными документами являются накладная (требование) на отпуск материалов, расходный кассовый ордер.

По порядку составления учетные документы подразделяются на первичные и сводные.

В первичных учетных документах впервые регистрируются хозяйственные факты в момент их совершения. Они являются формальным доказательством их осуществления. Это приходные и расходные кассовые ордера, материальные требования и накладные, приемо-сдаточные акты и др. Сводные учетные документы составляются на основании ранее оформленных первичныхдокументов. К ним относятся авансовые и кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные ведомости. Сводные учетные документы систематизируют и группируют информацию первичных документов, что позволяет уменьшать количество учетных записей на счетах. Сводные учетные документы составляются для обеспечения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных фактах на основе первичных учетных документов.

По способу отражения хозяйственных фактов учетные документы группируются на разовые и накопительные.

Разовые учетные документы используются для отражения одного или нескольких одновременно совершаемых хозяйственных фактов, после документального оформления которых однократно используются в бухгалтерском учете. Это приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения и др. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных фактов, многократно совершаемых экономическим субъектом в течение определенного периода (недели, декады, месяца). Они составляются с целью уменьшения числа разовых документов по однородным операциям. Это лимитно-заборные карты, табели учета рабочего времени и др.

По месту составления учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы составляются за пределами данного экономического субъекта и поступают в него уже в оформленном виде (счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, выписки банка).

Внутренние документы составляются внутри экономического субъекта его персоналом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой продукции, наряды на выполнение работ, расчетноплатежные ведомости и др.).

По порядку заполнения различаются учетные документы ручного и машинного оформления.

Учетные документы ручного оформления заполняются вручную, либо на пишущей машинке. Документы, сформированные при помощи компьютерной техники, автоматически отражают информацию о хозяйственных фактах в момент их совершения.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях, информация на которых должна быть соответствующим образом защищена, что обеспечивает юридическую силу производимых хозяйственных фактов, а также устанавливается ответственность за их осуществление.

Первичные учетные документы имеют особое значение в бухгалтерском учете. Они являются средством обоснования учетных записей, имеют оперативное значение - первичные учетные документы принимаются во внимание при передаче распоряжений от руководителя к исполнителю и т.д., позволяют проконтролировать правильность и законность совершения хозяйственных фактов. Поэтому при организации учетного процесса большое внимание уделяется системе документации.

Документация представляет собой совокупность учетных документов, составляемых на все без исключения хозяйственные факты. Как элемент метода бухгалтерского учета документация - это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных фактов с целью получения о них информации, необходимой для ведения текущего бухгалтерского учета.

Движение документов от момента их создания (составления) до сдачи в архив, называется документооборотом. Этот процесс регламентируется графиком документооборота.

График документооборота устанавливает рациональную систему прохождения первичным учетным документом всех стадий обработки, минимального срока нахождения на отдельных участках учетной работы. Графики документооборота оформляются в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемым каждым структурным подразделением и лицами организации с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого документа разрабатывается маршрут движения в процессе документооборота. В графике документооборота предусматриваются: наименование первичного документа и отчета; время их составления; лица, которые составляют, подписывают или ведут записи в документах; сроки и ответственность за представление документов в бухгалтерию; липа, которые принимают, проверяют и обрабатывают документ, контролируют его использование в бухгалтерии и хранение в архиве.

Разработку и контроль соблюдения графика документооборота, утверждаемого руководителем, осуществляет главный бухгалтер организации. Ответственность за его соблюдение, своевременное и добросовестное создание первичных учетных документов, передачу для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащейся в них учетной информации несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Бухгалтерская обработка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, осуществляется в несколько этапов.

Этап 1. Проверка документов по форме и по содержанию. Проверка по форме устанавливает полноту и правильность оформления документов, заполнения обязательных реквизитов, наличие необходимых подписей и т.д. Проверка по содержанию выявляет законность и целесообразность совершения хозяйственного факта. В ходе ее проведения проверяется, соответствуют ли учетные документы заключенным договорам, сметам и т.д., обеспечивает ли документ логическую взаимосвязь отдельных показателей.

Этап 2. Группировка документов. Этап предполагает подборку по группам однородных документов в зависимости от характера совершения хозяйственных фактов (кассовые, банковские, документы для разноски в накопительные ведомости и т.д.).

Этап 3. Таксировка (расценка). Он предусматривает арифметическую проверку правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов, что позволяет проконтролировать арифметические подсчеты итогов. Таксировка заключается в обязательном пересчете данных по каждой позиции учетного документа и подсчете суммы общего итога.

Этап 4. Коитировка документов (от итал. сото - счет). Этап предполагает проставление корреспонденции счетов. С ее помощью оформленные в учетных документах хозяйственные факты отражаются по дебету и кредиту счетов.

После надлежащего документального оформления учетная информация переносится в соответствующие бухгалтерские регистры. По окончании бухгалтерской обработки учетные документы комплектуются в хронологическом порядке и передаются на хранение в архив с сопровождающей справкой. Для удобства хранения кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть хронологически подобраны и заключены в переплет. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери и злоупотреблений. На обложке папки указываются наименование экономического субъекта, название и порядковый номер документа, год, месяц и число листов в папке.

Изъятие первичных учетных документов. Первичные учетные документы могут быть изъяты только в соответствии с законодательством РФ органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами и налоговыми органами на основании их постановлений. В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (п. 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Хранение первичных учетных документов. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года» (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Экономический субъект обязан хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Сущность и значение документов.

Классификация документов.

Требования, предъявляемые в документах.

Учетные регистры.

Документооборот.

Инвентаризация, ее виды и значение.

1. Сущность и значение документов

Порядок составления документов определен Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» в ст.9 и «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным приказом Минфина СССР №105 от 29 июля 1983г.

Документы - это письменное распоряжение на совершение хозяйственной операции или письменное подтверждение факта осуществления операции.

Документы являются источником учетной экономической информации, используемой в управлении, контроле и анализе хозяйственной деятельности, обеспечивают сохранность собственности, имеют правовое и юридическое значение, являются письменными доказательствами при спорах.

Разрабатывают формы первичных учетных документов Госкомстат, Госстрой, Минтруда и ЦБ РФ.

Показатели и значения в унифицированных формах в организации не должны меняться, они могут дополняться по необходимости.

Кассовые и банковские документы изменению не подлежат.

2. Классификация документов.

Многообразная финансово-хозяй-ственная деятельность организации требует различных видов документов. Для правильного применения бухгалтерских документов необходима их научная классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам. Основные признаки, по которым классифицируются бухгалтерские документы, и виды документов представлены в таблице 1.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Таблица 1

Классификация документов

Признаки классификации	Виды документов	Характеристика
1. по назначению	а) организационно-распорядительные	отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью	Доверенность
б) оправдательные (исполнительные)	подтверждают совершение хозяйственного факта	Накладная Приходный кассовый ордер Расходный кассовый ордер Товарно-транспортная накладная
в) бухгалтерского оформления	не имеют самостоятельного значения, прилагаются к распорядительным или оправдательным документам; используются для систематизации учетных записей	Калькуляция Распределительная ведомость Бухгалтерская справка
г) комбинированные	сочетают свойства распорядительных, оправдательных документов и бухгалтерского оформления; упрощают учетную обработку и количество документов	Платежная ведомость Лимитно-заборная карта
2. по степени обобщения	а) первичные	впервые отражают совершившиеся хозяйственные факты	Квитанция Расписка
б) вторичные (сводные)	составляются на основе первичных документов, обобщая данные и группируя хозяйственные явления	Калькуляция Авансовый отчет
3. по способу информации	а) разовые	отражают одну хозяйственную операцию	Приходный кассовый ордер Требование на выдачу материалов
б) накопительные	отражают однородные операции, совершенные в разное время и периодически повторяющиеся	Лимитно-заборная карта
4. по месту составления	а) внутренние	составляют и исполняют в данной организации	Платежная ведомость
б) внешние	составляют в других организациях	Платежное поручение
5. по количеству	а) однострочные
б) многострочные		Товарно-транспортная накладная

Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение - передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К числу распорядительных документов относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения. Например, расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на их приобретение. Комбинированные документы составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода.

По способу (порядку составления) различают первичные и сводные документы.

Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов. Сводные документы позволяют уменьшить количество записей в счетах бухгалтерского учета. К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты (ведомости) о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления. Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов - сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляют внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов.

Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например, денежные чеки, платежные поручения.

При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По качественным признакам документы могут быть полноценными и неполноценными. Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию.

Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись и т.д.).

Составление документов является трудоемким процессом. Использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

3. Требования, предъявляемые к документам

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Они должны быть составлены своевременно, то есть в момент совершения операции или сразу после ее окончания;

Документ должен быть достоверным, а также составлен четко и иметь ясное содержание.

К составлению документов предъявляются следующие требования:

1. документы должны быть составлены на специальных бланках;

2. документы должны строго соблюдать установленные формы и реквизиты;

3. в документе должен быть четко и разборчиво написан текст и цифры;

4. незаполненные реквизиты прочеркиваются одной чертой;

5. денежная сумма указывается цифрами и прописью;

6. в документе должны быть подписи должностных лиц с указанием должности.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать обязательные реквизиты. Реквизиты документа - это необходимая исходная информация, которая содержится в документах. К числу обязательных реквизитов документов относят:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы. Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, т.е. совершают документооборот.

4. Учетные регистры

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (кассовая, главная);

карточки (учета основных средств, учета материалов);

журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

хронологические (регистрационный журнал);

систематические (главная книга счетов);

комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

синтетические (главная книга счетов);

аналитические (карточки);

комбинированные (журналы-ордера).

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.

В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации (рис. 6).

Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.

Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами, которые предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и, поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.

Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные - для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные - для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.

Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным.

Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.

Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом. Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.

5. Способы исправления в учетных регистрах

В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, способ дополнительных проводок и способ «красного сторно».

1. Корректурный применяется, когда ошибка обнаружена сразу путем зачеркивания одной чертой. Написание сверху или справа правильной цифры. Рядом ставится подпись исправителя и дата. Может быть оформлена бухгалтерская справка. В денежных документах исправления не допускаются!

2. Способ дополнительной проводки применяется если проводка составлена правильно, а сумма указана меньше фактической и отражена она во многих регистрах. Исправляется ошибка путем составления бухгалтерской справки, где указывается также и бухгалтерская проводка на разницу.

3. Способ красного сторно (сторнировочная запись, запись красным) - «отрицательные записи», «уменьшение, снятие». Если проводка составлена неправильно она исправляется путем составления той же проводки с указанием той же суммы - сторнировочной записью или красным, то есть сумма подлежит вычитанию. Затем составляется правильная бухгалтерская проводка, оформляется бухгалтерская справка.

Пример. Произошла хозяйственная операция: получены деньги в кассу 20000 руб. с расчетного счета.

1. Бухгалтер составил ошибочную проводку Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

Сторнировочная запись Дт 60 - Кт 51 - 20000,00

2. Бухгалтер составил проводку с ошибкой в сумме Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

а) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 230000,00

б) Сторнировочная запись Дт 50 - Кт 51 - 250000,00

Правильная проводка Дт 50 - Кт 51 - 20000,00

Красным сторно пользуются также при отражении экономии.

6. Документооборот

Обработанные бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в течение 1 года, затем сдаются в архив. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерские документы должны храниться в архиве не менее 5 лет.

Существующая схема документооборота показывает движение документов в организации с момента их создания, проверки, обработки и до передачи в архив. Документооборотом считается путь продвижения документов от момента их составления до момента сдачи в архив. Рациональная организация документооборота это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям. Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям: Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов. Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

График документооборота может быть оформлен в виде схемы (Схема 1) или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Если компания крупная, то необходимо составлять полноценный график документооборота (Таблица 2). Для разработки графика рекомендуется взять за основу "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Таблица 2

Знакомить всех сотрудников с таким глобальным графиком не имеет смысла. Лучше всего подготовить для каждого подразделения выписку из графика. В ней нужно перечислить все документы, которые относятся к сфере деятельности подразделения, и сроки, в которые их необходимо сдавать.

На практике некоторые фирмы используют смешанную схему документооборота. То есть составляют график, а потом выписки из него в виде схем, памяток передают в структурные подразделения компании.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

6. Инвентаризация, ее виды и значение

Понятие инвентаризация происходит от латинского слова «инвентира», что означает «находить». Это сверка данных бухгалтерского учета с наличием объектов учета в натуральном выражении путем пересчета, взвешивания, измерения и дегустации.

На предприятии в определенные сроки проводят инвентаризацию для проверки достоверности данных бухгалтерского учета. Рекомендуемая периодичность проведения инвентаризации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

Виды имущества и финансовых обязательств	Срок проведения	Номер счета по бухгалтерскому учету	Периодичность
Основные средства
Капитальные вложения			1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенное производство и полуфабрикаты собственной выработки			1 раз в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов			1 раз в год
Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а также подопытные животные		1 раз в квартал
Готовая продукция на складах			1 раз в год
Товары на складах и базах промышленных товаров, в книжных магазинах			1 раз в год
Товары на складах и базах продовольственных товаров			2 раза в год
Товары и тара в магазинах и на других предприятиях розничной торговли			2 раза в год
Нефть и нефтепродукты		товары 41, готовая продукция 43	1 раз в месяц
Драгоценные металлы и алмазы			2 раза в год
Библиотечные фонды		в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами, но не реже, чем 1 раз в 5 лет
Сырье и прочие материальные ценности			1 раз в год
Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности		1 раз в месяц
Расчеты с банками (по расчетным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.		по мере получения выписок банка
Расчеты по платежам в бюджет		1 раз в квартал
Расчеты с филиалами, выделенными на самостоятельный баланс, и с вышестоящими организациями		на 1 число каждого месяца
Расчеты с дебиторами и кредиторами		2 раза в год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)

Можно выделить несколько этапов инвентаризации:

Первый этап - подготовительный . Издается приказ о проведении инвентаризации; назначается комиссия; определяются сроки и объекты для инвентаризации; берутся расписки с материально-ответственных лиц о том, что поступившее под их ответственность имущество оприходовано (или списано в расход), все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию; определяются остатки по учетным данным; проверяются весы и другие измерительные приспособления; пломбируется помещение, где будет проведена инвентаризация и т.д.

Второй этап - основной . Натуральная и документальная проверка. Производятся подсчет, взвешивание, обмеривание, поиск документов, подтверждающих данные бухгалтерского учета о наличии имущественных прав, обязательств и резервов. Оформляются типовые формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Недопустимо заполнять акты описи со слов этих лиц. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - аналитический . Сопоставляются полученные от проверки фактические данные с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения (излишки, недостачи, недооценка, переоценка) и составляются сличительные ведомости. Применяются следующие типовые бланки сличительных ведомостей: ИНВ-18 для основных средств, ИНВ-19 для товарно-материальных ценностей, ИНВ-20 для оптовой торговли, ИНВ-21 для розничной торговли. На этом этапе по распоряжению руководителя могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственных лиц обязательно до открытия помещения, в котором проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом (форма ИНВ-24) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Четвертый этап - заключительный . Проводится заключительное заседание инвентаризационной комиссии, на котором подписывается форма ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». На основании этого издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении виновных к административной и материальной ответственности. Вносятся бухгалтерские записи. Составляются заявления в следственные органы и иски в судебные органы.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на соответствующих счетах. Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (счета расходов), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

В целях обеспечения легитимности и достоверности результатов инвентаризации следует принимать меры к соблюдению правил оформления документов и процедур проведения инвентаризации.

Таблица 4

Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.

	Перечень нарушений	Возможные последствия
	Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем	Нет основания для проведения инвентаризации
	Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации
	В приказе не указаны сроки инвентаризации	Нет основания для начала проведения инвентаризации
	Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи	Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации
	При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходные и расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии	Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы
	У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию	При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации
	Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту)	Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета
	Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре	Результаты инвентаризации недействительны
	Итоги должны быть выверены на каждой странице - число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении	Имеется возможность несанкционированных исправлений
	На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица	Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам
	Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии	Исправления считаются недействительными
	Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты)	Имеется возможность внесения дополнительных данных
	На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение	Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач

Инвентаризационная комиссия не несет ответственность за недостоверность данных, предоставленных другими организациями и используемых в целях составления инвентаризационных актов по материальным ценностям, за сохранность которых на момент инвентаризации работники организации не отвечают.

Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

при ликвидации или реорганизации организации.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

представители администрации организации;

работники бухгалтерской службы (например, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

В комиссию должны входить как минимум два человека.

Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием "до инвентаризации на "__" __________ 201_ г.", что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны.

Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

Инвентаризационная комиссия определяет:

наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, ), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Выявлена недостача

В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н).

Проводки будут такие.

Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. "б" п. 28 Положения по бухучету N 34н):

если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

• если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено, – списывается в прочие расходы.

Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

Выявлены излишки имущества

Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

или отчетом независимого оценщика.

Проводка в бухгалтерском учете будет такая.

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель - найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

В этой статье разберем весь процесс по шагам. А в нашем сервисе можно скачать все документы, которые для этого понадобятся: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости, акта о списании и все остальные. А еще в МоемСкладе можно оформить инвентаризацию онлайн. У нас есть видеоинструкция, как это сделать. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы - время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек - вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц - для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем - качество или отсутствие на складе - оформить соответствующие акты, а далее - передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Этап	Действия	Документ (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии	Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.	Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.