Управление временем менеджера тайм менеджмент. Семь ступеней к успеху. Оставляйте временной зазор между задачами

"Как жаль, что в сутках только двадцать четыре часа!" — для многих эта фраза стала рефреном повседневной жизни. Окружённые бесчисленными планировщиками, таймерами, гаджетами и прочими устройствами, позволяющими сэкономить время, мы всегда на бегу, но всюду опаздываем. Кажется, жизнь превратилась в бесконечную гонку: долгая и нервная дорога в офис, работа в режиме аврала, отложенная на завтра личная жизнь. В итоге — непрекращающийся стресс и хроническая усталость.

Если подобный сценарий не для вас — значит, пора учиться управлять своим временем!

Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования . Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты , а постепенно и всю жизнь истинным целям человека , а также научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов.

Расстановка целей по приоритетам, поможет организовать не только ваше время, но и вашу жизнь в целом. Ведь порой сложнее всего сделать именно этот первый шаг — понять свои стремления и сформулировать жизненные планы. Приоритетность той или иной цели определяет количество времени , которое вы сможете ей уделить. Благодаря оценке значимости дел вы сможете выделить поглотители времени — занятия, которые отвлекают вас от поставленной цели, не имеют ничего общего с вашим жизненным планом — и без сожаления отказаться от них.

Если у вас есть важное дело, которые вы тем не менее постоянно откладываете, если вам лень им заняться — подумайте, может быть, это дело не имеет отношения к вашей цели и навязано вам? В таком случае, чистосердечно откажитесь от него — сэкономьте усилия и время.

Если вы отчётливо видите перед собой цель и преимущества её достижения, она кажется вам ближе, и спланировать конкретные действия становится проще. Тайм-менеджмент поможет вам не сбиться с пути к намеченной цели.

Важным инструментом управления временем являются различные планировщики : бумажные и электронные. Они позволяют устанавливать и контролировать сроки пошагового выполнения задач и, кроме того, освобождают от лишней информации для запоминания. Тайм-менеджмент заставит ваш компьютер, телефон, будильник служить вам наиболее эффективно.

Если к вечеру вы чувствуете усталость и раздражение, если после рабочего дня у вас не хватает сил на активный отдых, на любимое увлечение, на общение с близкими — значит, вы неправильно распределяете своё время и силы. Проанализируйте вашу жизнь: полноценно ли вы отдыхаете, достаточно ли занимаетесь домашними делами, рационально ли используете рабочее время. Осознав ошибки в распоряжении своим временем, вы научитесь использовать его более эффективно. Тайм-менеджмент поможет сбалансировать ваши ресурсы времени и сил так, чтобы избегать чрезмерной утомляемости и выполнять все намеченные дела в пределах комфорта. Вы почувствуете, что усталость лечится поминутным планированием.

Управлять своим временем — значит тщательно планировать не только работу, но и отдых . Ведь кроме планов и графиков производства существуют ваши желания и потребности, кроме сотрудников — семья и друзья, кроме карьеры и прибыли — любовь близких и домашний уют. Основной принцип равновесия в тайм-менеджменте гласит: важно количество времени дома и качество времени на работе!

Курсы по управлению временем остаются одним из самых популярных направлений саморазвития. Это первый шаг, который позволяет вообще высвободить время для работы над собой. Тайм-менеджмент, как мощное средство повышения эффективности жизни и контроля расходования сил и времени, крайне востребован современным обществом. К тому же положительные результаты очевидны с первых дней применения методов. С практикой, формируется индивидуальный стиль управления временем , позволяющий добиваться высочайшей продуктивности в работе и максимального расслабления на отдыхе.

Если вы готовы стать менеджером своего времени — начните обучение немедленно!

Н ехватка времени — важный вопрос, который беспокоит многих. Всегда хочется сделать больше дел, чем получается. Люди привыкли обвинять сумасшедший ритм жизни и чрезмерную загруженность. Дела постоянно накапливаются и разобраться с ними становится всё сложнее. Не каждый умеет правильно расставить приоритеты, все задачи представляются важными и неотложными. Навыки тайм-менеджмента — грамотного управления своим временем — позволят решить эту проблему.

Что такое тайм-менеджмент?

Это иноязычный термин, который в буквальном переводе означает «управление временем». Звучит некорректно, потому что нам не подвластно его течение. А вот распоряжение личным временем , которого каждому отводится 24 часа в сутки, имеет верный смысл.

Правильное распределение задач в течение дня повышает эффективность и качество жизни. Урегулировать отношения со временем несложно, большинство инструментов известны многим. На деле используют их далеко не все. Такие важные элементы, как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотивации, анализ потраченного времени часто упускаются из вида.

Развитие информационных технологий порождает новых расхитителей времени: электронная почта, социальные сети, развлекательные ресурсы, аська, скайп, онлайн-игры, видеосервисы… Как остановить минуты и часы, утекающие словно песок сквозь пальцы? выявляет резервы времени, вступая в борьбу с его поглотителями.

Полный отказ от праздного времяпровождения не сделает вас счастливыми. Иногда надо баловать себя ничегонеделанием, это полезно для психического здоровья. Нужно лишь научиться управлять привязанностями. Уменьшение количества поглотителей времени освобождает вас для важной работы или общения с семьёй. Кстати, планированию отдыха в тайм-менеджменте отводится особое место.

Организация рабочего дня

Умение правильно организовать рабочий день важно для всех работников, особенно для руководителей. На их плечи возлагается двойная нагрузка — управление своим временем и постановка задач для подчинённых. Рядовые сотрудники также должны правильно планировать работу, чтобы достичь успеха в карьере.

В настоящее время появился ряд самостоятельных школ тайм-менеджмента , каждая из которых по-своему интерпретирует правила управления временем. В своей основе эти нормы универсальны. Вот несколько таких правил, придерживаясь которых, вы существенно улучшите свои производственные показатели.

Правило 10/90

Производительность труда увеличивается на 25%, если придерживаться заранее обозначенного плана. Утром не нужно ломать голову, с чего начать работу. Постепенное разрешение вопросов и выполнение приоритетных дел позволит существенно сократить затрачиваемое на них время. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Суть его заключается в том, что на планирование задачи необходимо затратить 10% времени. В последствии этот вклад сэкономит 90% времени на её решение.

• Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели

Нужно уметь чётко определять наиболее приоритетные задачи, исходя из их важности и срочности. Сложные задачи можно разбивать на мелкие, выстраивая дерево решений. При этом главное не закопаться в мелочах, отдаляясь от конечной цели. Чрезмерное количество подзадач может мешать решению главной задачи.

Принудительная эффективность

• Главное — успевать главное

К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности ». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт наибольшую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это не только разгрузит голову, но и принесёт моральное удовлетворение, что даст новый заряд энергии для работы.

Решение неприятных и глобальных задач

• Съешь лягушку и разрежь слона

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела не потребуют чрезмерных усилий.

Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера. В научном мире такой подход называется декомпозицией .

Сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента . Основные правила организации времени помогают сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. На данный момент методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Грамотная организация отдыха

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха . Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Ритм перерывов и переключение внимания

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, статью в Интернете, на личный вопрос коллеги. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени, ведь даже школьные уроки проходят в подобном ключе. На один час работы надо выделять 5-10 минут перерыва.

Переключение внимания улучшает работоспособность. Однообразной и монотонной деятельности необходимо противопоставлять активные упражнения, прогулку или деловую поездку. Если вы долго сидели у компьютера, самое время сделать что-то руками. Даже разговор по телефону может вывести из утомления.

Большому отдыху — подробный план

Грамотная организация отдыха подразумевает не только управление рабочим временем и перерывами. Необходимо тщательно планировать всё свободное время, так как на отдых мы тратим его значительно меньше, чем на работу. Труд формирует профессиональный опыт, а отдых — моральные установки и жизненное восприятие.

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Управление временем молодой мамы

С появлением в семье новорождённого, привычный быт супругов меняется. Новые заботы требуют затрат дополнительного времени. Ухаживая за ребёнком, надо находить время на посещение медицинских учреждений, каждодневные прогулки, развитие и игры. Наличие детей добавляет в навык тайм-менеджмента новую категорию.

Женский тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент для женщин и мам это самостоятельная дисциплина, поскольку на хрупкие плечи всегда возлагается много специфических обязанностей по дому и по уходу за детьми. Разрываясь между домашними делами, молодая мама не успевает всё переделать. На себя времени и сил практически не остаётся. Для отчаявшихся женщин тайм-менеджмент является спасительным кругом, приносящим моральное облегчение и высвобождение временных резервов.

Грамотная организация домашних дел и уход за малышом позволит молодой маме сделать так, чтобы в доме царил порядок, на плите был приготовлен обед, а ребёнок рос, ощущая внимание и заботу драгоценного человека. При этом важно, чтобы мама оставалась ухоженной и любимой женщиной. Для этого нужно выработать гибкий распорядок дня, согласно изменению режима сна и бодрствования малыша.

Управление временем для молодых мам включает в себя многие стандартные техники тайм-менеджмента, так как уход за детьми по своей нагрузке сопоставим с рабочей деятельностью. Правильная комбинация правил и приёмов подружит женщину со временем, привнося в жизнь новые краски и удовольствие.

Игра родных с детьми — отдых для мамы

Молодой маме надо уметь принимать помощь родителей. Первым помощником в домашних делах должен быть муж. Детям нравится проводить время с папой, бабушкой и дедушкой, не стоит их в этом ограничивать. Любая забота со стороны родных это дополнительный резерв времени . Нужно благодарить родных за проявленный интерес и помощь, но и не забывать хвалить себя. Это должно стать важным правилом, которое будет приносить личную удовлетворённость и самоуважение. Ведь нет ничего почётнее, чем воспитание и становление ребёнка на ноги.

Особенности тайм-менеджмента для детей

Детским временем в основном управляют родители. Именно взрослые устанавливают режим для ребёнка , отводят время на игры, определяют задания по дому, записывают их в кружки, контролируют выполнение школьных заданий.

Чтобы ребёнок вырос организованным, родителям нужно приложить усилия, в том числе и в работе над собой. Часто бабушки и дедушки, да и сами родители «инвалидизируют» своё чадо, отказывая детям в приобретении самостоятельности.

• больше свободы — больше ответственности

Постепенно расширяйте границы свободы для ребёнка и одновременно ограничивайте своих пап и мам в чрезмерном опекании внуков. С расширением свободы надо увеличивать и персональную ответственность. Любой человек, даже маленький, должен научиться самостоятельно организовывать своё время.

Тайм-менеджмент для детей это НЕ увеличение количества дел в единицу времени! Основная цель — освободить время ребёнка , научив его быстро справляться со своими обязанностями.

Игровой подход

Дети новую информацию усваивают намного быстрее, когда она подаётся в игровой форме . При таком подходе не бывает скучно, а ребята с охотой выполняют предлагаемые задания. К примеру, в качестве игрушки может быть выбран таймер, с помощью которого ребёнок научится выполнять поручения, не превышая установленного времени. С помощью картинок или рисунков можно рассказать о режиме дня и попробовать составить наглядный список ежедневных дел.

Взрослые, прежде чем приступить к обучению детей, должны взглянуть на себя со стороны и дать себе объективную оценку. Обучение будет эффективным только на личном примере , когда родители сами умеют грамотно организовывать своё время, составлять чёткие планы и придерживаться установленного распорядка дня. В этом случае дети потянутся за родителями и с удовольствием будут им подражать.

Соблюдение последовательности

Дети быстро привыкают к определённому режиму, соблюдение которого выступает для них своеобразной гарантией безопасности. Нарушение уклада может вызвать чувства волнения и тревоги. Именно поэтому соблюдение последовательности определённых действий так важно для детей. Родители должны строго следить за этим, не уклоняясь при этом от выполнения обозначенных планов.

Приучение к планированию

Важным этапом в процессе обучения детей тайм-менеджменту является приучение их к планированию своего времени. Для малышей нужно проговаривать вслух порядок действий, отмечать, что выполнено, а что нужно сделать дальше. Дети школьного возраста должны самостоятельно уметь составлять списки дел и планировать личное время .

Система поощрения

Обучая детей тайм-менеджменту, взрослые обязательно должны разработать систему поощрения . Желательно, чтобы она была наглядной и понятной даже малышам. Можно за выполненные дела поощрять наклейками или выставлять оценки. Используя накопительную систему, можно определить более значимую награду. Родители обязательно должны не забывать хвалить детей за успехи и их достижения, пусть и небольшие. Это будет хорошим стимулом развития, который со временем перерастёт в реальные навыки.

Тайм-менеджмент и лайф-менеджмент

Как мы отмечали в начале статьи, термин «тайм-менеджмент» в строгом смысле не совсем корректен. Время течёт безотносительно того, хотим мы им управлять или нет. Мы можем лишь эффективно справляться со своими делами, что в итоге даёт экономию времени нашей жизни . Существует менее распространённый, но более подходящий термин - лайф-менеджмент , или управление своей жизнью. Поэтому мы и назвали статью «Тайм-менеджмент — управление временем своей жизни ».

Как бы мы ни называли этот полезный навык, он жизненно необходим каждому человеку. Кто называет планирование скучным делом, упускает из виду обратную сторону. Неужели интересней жить без цели, плыть по течению в неизвестном направлении, утопая каждый день в хаосе неразрешимых дел? Достойно ли тратить драгоценное время на малоэффективную работу, обделяя близких своим вниманием?

Раньше говорили, что время - это деньги. Теперь всё чаще говорят, что время - дороже денег ! Побольше денег в информационном веке можно заработать в любой момент, а упущенное время потеряно навсегда, это невосполнимый ресурс.

Различные гаджеты и мобильные смартфоны диктуют ритм нашей жизни. И этот самый ритм становится быстрее. Об опоздании на 5 минут можно предупредить любого человека, а что бы решить какой-либо вопрос, не обязательно встречаться лично или даже звонить. Пара сообщений в Wats app — и всё решено. Объём задач растёт. Человек становится более мобильным и продуктивным. Каждый хочет успевать за день не только поработать, но и провести приятно время для себя. И для эффективного распределения собственного времени существует такой термин, как тайм-менеджмент.

Что такое тайм менеджмент?

Тайм-менеджмент – это правильное распределение времени для более действенного и продуктивного его использования.

Ранее тайм-менеджмент использовался только для занятых в бизнес-сфере людей и был понятием, связанным только с предпринимательством. Теперь же представитель любой профессии и каждый занятой человек может планировать свой день грамотно и наиболее продуктивно. Руководство временем захватывает все сферы жизни, будь это поход в кино или утреннее совещание.

Тайм-менеджмент давно стало научным понятием, а, значит, и подходить к нему надо научно. Есть определённые методы решения поставленных задач. Благодаря грамотному планированию дня (недели, месяца) можно освободить часть времени и успеть гораздо больший объем важных дел. А самое главное, это получить желаемый результат.

Самая древняя методика, предложенная итальянским писателем и учёным Альберти ещё в 15 веке, выглядело примерно так:

• С начала дня составить список дел;
• Дела следует расставить в порядке снижения важности.

Безусловно, в тайм-менеджменте нуждаются далеко не все. Если вы не знаете, чем занять себя и куда девать время сегодня, то вам нет нужды планировать время и ставить приоритеты. Для всех же остальных, являетесь вы руководителем крупного холдинга, начальником отдела или деятелем искусства, вся последующая информация будет крайне полезна.

Есть основные составные части тайм-менеджмента:

• Чёткий учёт отведённого времени;
• Самооптимизация ресурсов;
• Проектирование определённого промежутка времени (день, неделя, месяц);
• Упорядоченность мотивации.

Люди, грамотно организующие свой день более счастливы, здоровы и успешны. Понятие «личная эффективность» для них не просто слова, а самоцель.

Методики решения поставленных задач

На тему тайм-менеджмента за последнее время написано достаточное большое количество книг, статей и трудов. В конце данной статья есть список литературы, в книгах из которых описано несколько методик и их реализация.

Глеб Архангельский

Глеб Архангельский – является тренером по бизнесу, экспертом тайм-менеджмента и директором компании «Организация времени». Разработал собственную методику по координации времени.

Тренинги Глеба Архангельского имеют колоссальный успех. На своих семинарах он объясняет, что время – это уникальный ресурс, который нет возможности восполнить. Деньги можно заработать всегда, а время вернуть не удастся. По методике Глеба Алексеевича, важно выделить данный ресурс для выполнения не самых приятных задач, а затем переходить к остальным. Такие дела часто перекладываются «на потом». Условно такие не большие проблемы называются «лягушками». Но, после неоднократного переноса решение такой «лягушки», задача превращается в «слона», занимая в жизни человека всё большее пространство. Для решения проблемы размера «слон» требуется больше времени и усилий. И для устранения, Глеб Архангельский предлагает разделать слона на «бифштексы» и решать проблему постепенно. Другими словами, поделить большую проблему на более маленькие и разбираться поэтапно.

Семинары Глеба Алексеевича учат относиться к своему времени целостно и объективно. Планирование на определённый промежуток времени входят не только рабочие задачи, но и частные, затраты сил на которые тоже надо учитывать и считаться с их важностью.

Так же в планирование дня важен отдых. В зависимости от рода задач, предлагается соответственный перерыв. Для представителей «сидячих» профессий, например, программистов, необходим активный досуг, для людей связанных со спортивными профессиями, таких как футболист, необходим «сидячий» отдых.

Нельзя не упомянуть, что лучшим отдыхом все же является сон. А поспать днём – физическая необходимость для максимальной работоспособности. Для более эффективного засыпания следует делать один и тот же определённый ритуал каждый день.

Есть 3 основополагающих фактора, при определения важности той или иной задачи: , и . С целью все обычно просто – все знают, чего хотят. Для её достижения планируются определённые действия. И для осуществления нужна мотивация – вот с ней и могут возникнуть определённые проблемы. Для её создания необходимо понимание режима и способностей человека. А затем создаются условия для выполнения задачи.

Принцип Парето

Принцип Парето имеет так же и иные названия: закон Парето или принцип 20/80. Получил название в честь итальянского инженера, экономиста и социолога Вильфредо Парето. Предложил термин Джозеф Джуран через 18 лет после смерти самого Парето.

В упрощённом виде принцип звучит так: 20% стараний дают 80% результата, когда остальные 80% стараний даёт лишь 20% результата. Данный принцип можно применить во всех сферах жизни. Каждый успешный человек, не всегда сознательно, в той или иной мере, применял данный принцип на практике. Хотя применить закон 20/80 в полной его мере нереально, а сами цифры являются условными и могут на практике колебаться. Хотя общее правило будет сохранено.

Есть масса подтверждений закона Парето в разных областях. Начиная с экономики и заканчивая привычками любого человека. Важность этого принципа ломает устойчивые стереотипы о том, что чем больше трудишься, тем лучше результат и выше твоя награда. Из чего следует, что для достижения максимального итога нужно сконцентрироваться на наиболее важных задачах.

В тайм-менеджменте закон 20/80 применяется так: 20% вашего времени приносит наибольшие качественные результаты, а остальные 80% отвлекают от достижения цели или тратятся неэффективно. Значит, что надо понять, какие действия имеют наибольший эффект и на что надо обратить своё пристальное внимание.

При начале использования закона Парето имеет место психологический барьер. Начинать работать с принципом следует с мелочей, со временем переключаясь на более важные и крупные планы.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, по-другому принцип приоритетов, названа в честь 34го президента США. По долго службы Дуайту Эйзенхауэру приходилось решать за день множество задач, проблем и дел, и он придумал свою схему решений проблем. Его принцип решений до сих пор считается одним из самых эффективных методов планирования на короткий срок.

Как работает Матрица Эйзенхауэра? 34й президент США придумал разделять 4 пункта:

• Важное и срочное;
• Несрочное и важное;
• Срочное и неважное;
• Несрочное и неважное.

В первый квадрат мы вносим важные и срочные дела, не терпящие отлагательств. Часто это дела раньше были важными и не срочными, но лень, нехватка времени и приближающийся дэдлайн перенёс эти задачи в первый список. Такие дела нужно сделать в первую очередь.

Во второй квадрат вносятся важные и не срочные дела. Такие задачи важно распознать сразу. Правильное и своевременное выполнение таких дел приносит в итоге хорошие результаты и влияет на всё качество жизни. Важно уделять этому разделу каждый день определённое количество времени и не делать все в последний момент. Эйзенхауэр считал этот список самым важным и продуктивным.

В третий квадрат отправляются срочные, но не важные дела. Как бы не хотелось делать такую задачу прямо сейчас, главное понять, что она не несёт в себе никакого результата и только мешает работе. Очень важно отличать важные проблемы от не слишком важных, иначе день будет загруженным, но пользы не принесет. Иногда стоит задать вопрос, «Что будет, если я этого не сделаю?» и сразу станет понятным, насколько нужной является поставленная задача.

В четвёртый квадрат входят так называемые «пожиратели времени». Это просмотр сериалов, бессмысленные переписки, игры на компьютере и т.д. От таких дел можно отказаться, а продуктивность дня не измениться. Такие занятия толком нельзя назвать даже полноценным отдыхом, поскольку они не несут в себе никакой пользы. Вы не дышите свежим воздухом, не узнаёте ничего нового, не занимаетесь спортом, не спите. Над такими делами стоит устанавливать чёткий контроль.

Если день проходит без спешки и всё задуманное не откладывается в долгий ящик, то вы делаете всё правильно. Спокойствие – качественный показатель, как вы распоряжаетесь своим самым ценным ресурсом – временем.

Книги по тайм-менеджменту

Есть огромный список литературы по руководству распределения своего времени. Только у Глеба Архангельского более 10ти работ. Самые известные из них: Формула времени, Работа 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.

По закону Парето есть прекрасная книга Ричарда Коаха «Принцип 20 на 80 ». В ней раскрываются навыки повышения эффективности своих действий с наименьшими затратами.

Также по квадрату распределения важности дел есть книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра », авторства Анатолия Гения.

К интересным источникам для изучения управления временем можно отнести «Искусство успевать», Алана Лакейна и «Эта странная жизнь», Гранина Даниила, а к прекрасной книге Брайана Трейси «Выйти из зоны комфорта. 21 способ повышения личной эффективности » следует обратиться в первую очередь. Такая работа способна изменить многое в жизни человека, причём к лучшему.

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» - непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий - лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не очень важные;
• неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные - это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Мой секрет тайм-менеджмента - находиться в секторе « Важные - Не срочные» .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование - это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того - планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского, Евгения Попова и Брайана Трейси.

Евгений Попов – автор курса «Хозяин времени», создатель видеоуроков по данной теме, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет личный сетевой ресурс, на котором все желающие могут приобрести интеллектуальные продукты автора.

Если вы хотите быстро овладеть основами практического тайм-менеджмента, обязательно изучите курс Евгения Попова « ».

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси - ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

5. Заключение

Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

• планирование дня;
• расстановка приоритетов (АБВГД);
• работа со списком задач.

На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.

Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме. Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Интересный факт: Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем . Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
2. ранжирование целей по степени важности;
3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. ?);
5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

1. Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Важно: Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

1. Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

1. Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

1. Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

1. Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. ).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. ).

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

• используйте различные средства и методики планирования своего времени;
• сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
• не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
• не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
• не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
• учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. );
• определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
• находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

• Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок» . Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.

Интересный факт: Леонардо да Винчи не использовал традиционную практику сна и бодрствования. Вместо этого он работал по четыре часа подряд с последующими перерывами по 15 минут на сон. В процессе сна организм набирался сил и мозговая активность усиливалась.

• Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
• Метод ограничения , помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
• Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
• Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.

ТОП-5 книг по тайм-менеджменту

1. Работай меньше, успевай больше — К. Глисон
2. Экстремальный тайм-менеджмент — Н. Мрочковский, А. Толкачев
3. Искусство успевать — А. Лакейн
4. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать — Г. Архангельский
5. Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль — Дэн С. Кеннеди