Dienos planavimas pagal laiko valdymą. Laiko valdymo programos (laiko valdymas). Trečiadienis. Tikslo nustatymas ir „atsiminimai“

Siekdami pinigų, dažnai pamirštame apie savo pagrindinį išteklius - laiką. Ir tai nėra begalinė ir, deja, trumpalaikė; būtent šitai suvokdami koncepcijos kūrėjai laiko planavimas... Šiandien mes kartu su jumis apsvarstysime, koks šis žodis yra toks sunkus ir kaip jį valdyti.

Kalbant sausai, laiko valdymas yra visas mokslas apie kompetentingą valandų paskirstymą. Ji į Rusijos realybę pateko palyginti neseniai, tačiau Vakaruose frazė jau įgijo įprastą statusą. Kai kurios įmonės įdarbina net vadinamuosius laiko vadybininkus - darbuotojus, kurie tuo užsiima darbo laiko optimizavimas.

Kam reikalingas laiko valdymas?

Pažvelkime į problemą bendrovių požiūriu. Pradedančios įmonės, mažo ir didelio kalibro įmonės - kuriam iš šių žaidėjų labiausiai reikia tokio valdymo?

Labiausiai kenčiant laiko valdymo trūkumą yra mažos ir vidutinės įmonės. Jei didelėse korporacijose sistema yra sukurta ir veikia automatiškai, tada laiko trūkumas aiškiai matomas mažesnių žaidėjų pardavimo lentelėse.

Kokia to priežastis?

Laiko valdymas yra priemonė, kuria galiausiai siekiama padidinti pardavimus. Kuo geriau jūsų darbuotojai dirba savo darbo valandas, tuo jie efektyvesni. Ir rezultatas yra pardavimai.

Kaip įsisavinti laiko valdymą nemokamai?

Kaip minėta aukščiau, mes kalbame apie mokslą. Žinoma, kaip ir bet kuris kitas mokslas, laiko valdymas gali pasigirti daugybe ekspertų ir formulių. Tarkime, pavyzdžiui, vienas iš JAV prezidentų - Dwightas D. Eizenhaueris... Savo darbe jis išrado visą matricą, kuri yra aktuali ir šiandien.

Metodo esmė labai paprasta - jūsų užduotis yra apibrėžti visus savo reikalus viename iš 4 kvadrantų:

Skubi ir svarbi
Ne skubu ir svarbu
Skubi ir nesvarbi
Ne skubu ir nesvarbu

Tada turėtumėte pradėti spręsti užduotis pagal prioritetą (kaip aukščiau pateiktame sąraše). Beje, tai yra pagrindinė laiko valdymo idėja - organizuoti bylas. Taigi taip, įsisavinti laiko valdymą nemokamai yra daugiau nei tikra užduotis, tereikia išsirinkti sau tinkamiausią sistemą.

Pagrindiniai laiko valdymo atributai

Jei rimtai galvojate apie laiko valdymo įvedimą į savo kasdienę realybę, tuomet turite žinoti apie pagrindinius sąvokos požymius. Taigi, ką reikia nešiotis su savimi?

Dienoraštis. Geriausia visada turėti nešiojamąjį kompiuterį po ranka, kai nurodytos visos jūsų užduotys. Beje, tuo pačiu tikslu galite nemokamai naudoti laiko valdymo programinę įrangą.
Jums tinkama laiko valdymo sistema. Sunku rasti „tą“, tai galima padaryti tik nuolatos bandant kažką naujo.
Vizualizacijos žymekliai ir lipdukai. Galite naudoti šiuos įrankius, kad galėtumėte lengviau naršyti darbų sąraše.

Laiko valdymo programinė įranga (kompiuteriui)

Vietoj popierinio dienoraščio rekomenduojame naudoti specialią panašių funkcijų programą. Tai palengvina darbą su užduotimis, redagavimą, vizualizavimą ir prioritetų nustatymą. Tokią funkciją galite gauti nemokamai naudodami laiko valdymo programą; Tai yra standartinis bet kurio planuoklio funkcijų rinkinys.

Mes rekomenduojame naudoti programą „LeaderTask“... Daugiausia todėl, kad visada galite pamatyti savo darbų sąrašą, net kai esate toli nuo kompiuterio. Paslaugą turi mobilieji klientai, skirti „iOS“ ir „Android“, todėl negalėsite praleisti ko nors svarbaus.

Taigi, mes pažvelgėme į laiko valdymą pagalbinių reikmenų, mokslo ir sistemų požiūriu. Dabar svarbu suvokti šios sąvokos svarbą ir nedelsiant pradėti ją diegti į savo kasdienį gyvenimą. Ir nesvarbu, kas tu esi - generalinis direktorius, vadybininkė ar net namų šeimininkė: laiko valdymas reikalingas visiems.

"Laikas negydo, jis veda į abejingumą".

"Yra daugybė būdų, kaip nužudyti laiką - ir nė vieno jo prikelti."

"Blogai, kad laikas bėga, bet gerai, kad esi pilotas".

Kad nepasiklystumėte kursuose, noriu čia paskelbti 7 programų analizę, kuri padės teisingai organizuoti laiką! Šiandien yra sekmadienis - pabandykite naudoti bent vieną šios savaitės planą! Eime 🙂

1. Manijos laikas (http://www.manictime.com/download/)

„Visą gyvenimą praleidau stengdamasis būti neatsargus. Moterys ir vaikai gali būti neatsargūs. Bet ne vyrai “, - sakė Don Vito Corleone. „Manijos laiko“ negailestinga programa gali tapti būsimų verslo krikštatėvių gavėja. Programa nešališkai apskaičiuoja laiką, praleistą socialiniuose tinkluose, žiūrint televizijos laidas, žiūrint į kačiukus, skaitant komentarus apie Navalny naują įrašą ir auginant kopūstus internetiniuose žaidimuose. Pirmadienį paleiskite manijos laiką fone, penktadienį atsispausdinkite statistiką ir pajuskite neišvengiamą savęs gailėjimąsi: greičiausiai sužinosite, kad pusę (geriausiu atveju!) Savo darbo dienos dalį praleidžiate dalykams, kurie neturi nieko bendra su darbu.

Malonu yra tai, kad „Manic Time“ ne tik stebi naršyklę, bet ir daugelį kompiuterinių programų, pradedant „Windows Media Player“ ir baigiant „Adobe Photoshop“. Be to, programa turi visus reikalingus įrankius, kad būtų galima užfiksuoti ir detalizuoti viską, kas vyksta darbo dienos metu. Pavyzdžiui, galite sekti, kiek laiko užtrunka bendravimas su skirtingais klientais ir partneriais.

Išsiaiškinę pagrindinius laiko sąnaudų elementus, galite pereiti prie kito žingsnio - paimdami šį nenuoseklųjį resursą visiškai kontroliuodami.

2. Pasiekite planuoklį (http://www.effexis.com/achieve/planner.htm)

„Achieve Planner“ yra puikus įrankis tiek asmeniniam laiko planavimui, tiek profesionaliam projektų valdymui. Tai greičiau yra patogi priemonė suderinti šias dvi priešingas gyvenimo sritis. Programa leidžia sluoksniuoti kintantį verslo grafiką į stabilų gyvenimo grafiką, kaip kad Putino dešimtmetis, rasti konfliktus (tarkime, skubus susitikimas numatomas tą pačią dieną ir valandą kaip ir savaitinis pokeris) ir bent jau juos išspręsti. Pasiekite „Planner“ sąsają sparta ir paprasta. Užduotis ir užduotis galite lengvai pasukti kaip korteles korteles, nustebę pastebėję, kad sporto salės perkėlimas iš lygių savaitės dienų į nelygines dienas suteiks tiek daug papildomo laiko, kad galėtumėte pagaliau saugiai valyti dantis.

Tuo pat metu programa atlieka puikų darbą, įtraukdama į įprastą visų rūšių globalių projektų tvarkaraštį, nesvarbu, ar tai šeimos atostogų organizavimas, disertacijos rengimas ar tunelio kasimas iš kalėjimo. Projektai, beje, pagal mylimo Ganto diagramos įvaizdį ir panašumą, gali būti suskirstyti į užduotis. Kai užduotys atrodo didelės ir bauginančios, tarp užduočių labai svarbu nustatyti skubumą ir užmegzti laikinus bei priežastinius ryšius. Tai, tęsiant mūsų Naujųjų Metų foną, yra tarsi dvikova su drakonu: jei drausminai ir sistemingai nukirti galvas po vieną, tada jis nėra toks nenugalimas.

Galiausiai, „Achieve Planner“ leidžia katalogizuoti visus atvejus skirtinguose aplankuose (pagal numatytuosius nustatymus siūlomas lietimui jautrus rinkinys „Šeima - darbas - švietimas - sportas“) ir stebėti savo pažangą kiekviena kryptimi. Deja, programos statistika patvirtina visiems gerai žinomą verslininkų taisyklę, kad dauguma žmonių nesugeba vykdyti daugiau nei dviejų didelio masto projektų tuo pačiu metu.

3. „SmartDraw“ (http://www.smartdraw.com)

Sužinoję, kaip taupyti laiką naudojantis „Time Manic“ ir pasiekti savo tikslus naudojantis „Achieve Planner“, galite pereiti prie rimčiausios laiko ir projektų valdymo programų kolekcijos - monstriškos „SmartDraw“ programos. Tai yra tikras vykdomasis įrankis, leidžiantis suplanuoti, pavesti ir valdyti bet kurią užduotį, naudojant metodus, kurie paprastai mokomi verslo mokyklose. Be jau minėtos Ganto diagramos, „SmartDraw“ turi paruoštas sąsajas, skirtas atlikti SWOT analizę, greitą turto portfelio auditą naudojant „Boston Consulting Group“ matricą, „sprendimų medžio“ sudarymą, teikiamų paslaugų kokybės kontrolę, matematinį, ekspertinį ir kūrybinį alternatyvų vertinimą priimant sprendimus ir daug. , daug daugiau.

Daugelis šių priemonių (iš viso jų yra apie šimtas) tikriausiai jums pažįstamos; dalis bus malonus atradimas, galintis skatinti produktyvumą. Tačiau svarbiausia yra ne pripažinimo džiaugsmas ar naujumo poveikis, o darbo su šablonais patogumas. Naudodami „SmartDraw“ galite labai greitai sukurti ir suprojektuoti užduotis, nusiųsti jas partneriams ir galiausiai sukurti aiškų ir patikimą sprendimų priėmimo mechanizmą organizacijoje. Deja, žinios ir įgūdžiai kainuoja: visas „SmartDraw“ rinkinys kainuoja 197 USD. Tačiau kai ką galima gauti nemokamai: programos svetainėje yra visa vikipedija, skirta tik įvairiems sprendimų priėmimo ir alternatyvų įvertinimo metodams.

Kiekvienas iš mūsų turi tik 24 valandas. Paskirstykite juos protingai

4. „RemindYou“ (http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi ..)

„IPhone“ programa, vadinama „RemindYou“, yra naudinga užimtiems žmonėms, kuriuos kiekvieną dieną varžo daugybė įsipareigojimų, paprastų ir ne tokių. Programa importuoja duomenis iš standartinių paslaugų, tokių kaip kontaktai ir kalendorius, į vieną ekraną ir kontroliuoja vartotojo gyvenimą. Tai primena, kas turėtų būti pasveikintas per gimtadienį, kokias sąskaitas reikia sumokėti, ką nusipirkti, kur eiti. Tvarkaraštis gali būti įvertintas prieš pusantro mėnesio. Skirtingai nuo daugelio konkurentų, telefono baterija yra gana švelni.

5. Savikontrolė (http://visitsteve.com/made/selfcontrol/)

„Savikontrolės“ programa veikia principu „laisvės trūkumas yra geriau nei laisvė“: kai tik įjungiate, nustatykite žadintuvą - štai ir atsisveikinkite su tinklaraščiais, socialiniais tinklais, porno svetainėmis ir kalbėdamais vyriais iš „Youtube“. Prieiga prie valią ir drausmę pažeidžiančių svetainių bus atblokuota tik pasibaigus nurodytam laikui. Prieš tai nepadės net iš naujo paleisti kompiuterį.

6. „StayFocusd“ (http://vk.cc/1FnOvX)

„StayFocused“ naršyklės papildinys yra minkštesnis: užuot visiškai neutralizavęs dirgiklius, jis riboja poilsio laiką. Pvz., Jei pažadate sau žaisti „Šventinis ūkininkas“ ne daugiau kaip 20 minučių per dieną, tada 21-ąją minutę žaidimo internetinis puslapis bus užblokuotas tiksliai vienai dienai. Principingas „StayFocusd“ nesuteiks linksmam ūkininkui amnestijos, nesvarbu, ką darote su kompiuteriu.

7. skaitomumas (http://www.readability.com)

O universali skaitomumo programa, veikianti visose platformose nuo taigos iki Didžiosios Britanijos jūrų ir nuo kompiuterio iki „iPad“, užuot kovojusi su blogais įpročiais, stengiasi kuo labiau sumažinti jų daromą žalą. Programa leidžia išvalyti jūsų mėgstamas svetaines ir tinklaraščius, kuriuose nėra blaškančių nuorodų, rekomendacijų perskaityti ką nors kita tam tikra tema, komentarus apie tekstus, juokingus paveikslėlius, reklaminius skydelius ir kitas pagundas suklaidinti ilgiau nei turėtumėte. Beje, straipsniai, išlaisvinti iš viso šito lukšto, daug geriau skaitomi ir įsimenami.

Jie būtų ne kas kita, kaip nuoseklios teorijos elementai, jei jie nebūtų papildyti specialiai sukurtomis bendrosiomis metodinėmis ir praktinėmis priemonėmis pagal individualius metodus. Po jų, pritaikydami juos kasdieniame gyvenime, kiekvienas galės įgyti ne tik naudingų žinių, bet ir susikurti savo strateginių tikslų nustatymo, įvertinimo ir įgyvendinimo sistemą. Šioje pamokoje surinktos rekomendacijos, patarimai, gudrybės, metodai, taip pat laiko valdymo paslaugos ir programos yra paimti iš įvairių šaltinių, tačiau jie yra universalios priemonės ir yra vienodai naudingos tiek laiko valdymui, tiek asmeniniam tobulėjimui apskritai: savidisciplinos mokymai. , charakteris, požiūris į gyvenimo prioritetus ir tikslus.

Pagrindinių laiko valdymo ekspertų patarimai

Jei kreipiatės į ką nors patarimo, tada į žmogų, kuris supranta šiuos dalykus. Ir net tada jūs galite visiškai suprasti vieno ar kito autoriaus požiūrių sistemą tik perskaitę ir supratę jo darbus. Mes išsikėlėme sau ambicingą užduotį išryškinti ir trumpai pristatyti kertinius individualios technikos ir technikos elementus.

Stephenas Covey'as

Paskambinti S. Covey laiko valdymo srities specialistu galima tik pakeitus faktą, kad laiko valdymas jam yra savęs tobulinimo elementas, kuris kartu veda žmogų į sėkmę. Tačiau šia globalia kryptimi jis yra guru, todėl žemiau pateikiamos kelios jo knygos „“ skyriaus, skirto 3 įgūdžiams - prioritetų skyrimo - rekomendacijos.

Įgūdžio esmė: pirmiausia padaryk tai, ką reikia padaryti pirmiausia. Kitaip tariant, niekada neturėtumėte atidėti svarbių dalykų vėlesniam laikui, kad ir kokie jie būtų sunkūs ir nemalonūs. Atminkite, kad kiekvienas toks dalykas priartina jus prie savo tikslo, todėl priverskite jausmus dirbti dėl rezultato. Visi, net ir patys sėkmingiausi žmonės, yra priversti daryti tai, kas jiems ne visada patinka. Tai neišvengiama.
Turite „priklausyti nuo savo vertybių, o ne nuo trumpalaikių impulsų ir norų“. Norint judėti tikslo link, reikia motyvacijos ir atkaklumo, todėl pats tikslas turėtų būti prioritetas ir svarbus, nes negalima savęs apgauti.
Geriausias laiko valdymo patarimas, pasak autoriaus, yra „Prioritetinė organizacija ir veiksmai“.
Sąvoka „laiko valdymas“ nėra visiškai teisinga. Reikia išmokti valdyti ne laiką, o save.
Laikykitės R / RS balanso principo (rezultatas / ištekliai + lėšos). Pusiausvyra reiškia, kad nė viena iš šių krypčių neatsveria kitos. Paprasčiau tariant, tikslas turėtų būti proporcingas pastangoms, padarytoms jam pasiekti. Ir atvirkščiai: neverta išleisti daug energijos siekiant sėkmės nereikšmingoje įmonėje.
Naudokite laiko valdymo matricą, kad nustatytumėte dalykus, kurie iš tikrųjų svarbūs, ir būkite dėmesingi jiems, nes tai nulems jūsų pasaulinius tikslus.
Ieškokite galimybių ir būdų, kaip palengvinti asmeninį ir profesinį gyvenimą. Išbandykite, pritaikykite, kai kurie iš jų gali būti tie, kurie prisidės prie teigiamų pokyčių jūsų gyvenime.

GTD, Davidas Allenas

D. Alleno metodas yra naudingas pirmiausia jo patarimams dėl fizinės darbo vietos organizavimo, taip pat rekomendacijoms naudoti įvairius raštinės reikmenis ir kitas priemones „išlaisvinti“ smegenis nuo nereikalingos informacijos. Apie tai, kaip turėtų būti darbo vieta pasak GTD autoriaus,. Pažvelkime į dar keletą rekomendacijų:

Laikydami bylų spintelę. Dauguma nedidelių vėlavimų galima išvengti plačiai naudojant nebrangius biuro reikmenis. Kai dirbate su didelė suma projektai ar gaunamoji informacija - sutvarkykite kortelių rodyklę. Norėdami tai padaryti, galite naudoti įprastus aplankus, kuriuose turite sudėti visą projekto dokumentaciją ir kitą medžiagą. Jie turėtų būti sukurti net tais atvejais, kai yra tik 1 dokumentas.

„43 aplankai“. Paprastas ir efektyvus būdas tvarkyti reikalus. Jums reikės 43 aplankų: 12 kiekvienam mėnesiui ir 31 kiekvienai dienai. Jų funkcija yra priminti jums apie bet kokius globalius ar mažus dalykus, suplanuotus kiekvienai dienai. Pavyzdžiui, gegužės pradžioje, po derybų, jūs sutikote pateikti ataskaitą klientui birželio pabaigoje ir paskambinti jam iš anksto, prieš savaitę. Šiuo tikslu į „Birželio“ aplanką įdedamas „priminimo“ dokumentas apie šį mėnesį numatytą įvykį. Be to, įrašai apie skambutį ir ataskaitos pristatymą taip pat dedami į aplankus, atitinkančius 20 ir 27 d. Kiekviena diena prasideda susipažinimu su aplanko turiniu. Skirtingai nei dienoraštis ar elektroninis organizatorius, jie yra „apdrausti“ nuo gedimo, jų negalima pamesti ar pamiršti.

4 tipai darbų sąrašų. Taip pat D. Allenas siūlo patobulintą modelį. Idėjos esmė yra diferencijuojant užduotis, paskirstant prioritetines sritis ir patogią struktūrą. Iš viso reikia sudaryti 4 sąrašus:

Šie veiksmai. Šiame sąraše užrašote dalykus, kuriuos turite padaryti artimiausiu metu. Turite jį redaguoti kasdien darydami naujus įrašus.
Projektai Tos įmonės, kurioms yra kelios susijusios priemonės ir kurioms atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo. Projektus reikia kas savaitę stebėti, kad būtų galima įvertinti jų įgyvendinimo pažangą.
Atidėtas. Šiame sąraše yra projektai, kurių įgyvendinimas yra deleguotas kam nors arba reikalauja išorinių veiksnių įtakos. Jie taip pat turi būti sistemingai tikrinami (bent kartą per savaitę).
Kažkada / gal. Iš sąrašo pavadinimo aišku, kad tai neapibrėžtų ateities užduočių sąrašas (paleisk maratoną arba pradėk dienoraštį).

Julija Morgenstern

J. Morgenstern pradėjo savo administratorės karjerą ir būtent ten įgijo reikiamus planavimo ir organizavimo įgūdžius. Todėl, jos manymu, laiko valdymas daugiausia susijęs su teisingu veiklos organizavimu. O kad ji būtų teisinga, ji siūlo šiuos įrankius:

1. Įvertinimas. Verta pradėti ne nuo kokių nors metodų naudojimo, o nuo sugaišto laiko ir savo veiksmų įvertinimo. Kas sustabdo jus atliekant prioritetinius dalykus? Priežastys gali būti kelios: techninės (išsiblaškymas socialiniuose tinkluose, paštas, skambučių atlikimas jiems neskiriant), išorinės aplinkybės (griežti terminai, nerealūs tvarkaraščiai, papildomos atsakomybės), psichologinės kliūtys (nenoras laukti ir susijęs lėtinis vėlavimas, specialiai sukurta krizė) terminai).

2. Laikas. Julija teigė, kad 90% jos klientų naudoja darbų sąrašus šalia daiktų, kurie neužfiksuoja laiko, reikalingo jiems užpildyti. Tai yra klaida: bet kuriai užduočiai turėtų būti nustatytas laiko tarpas.

3. 4D technika. Jei dėl tam tikrų priežasčių negalite atlikti užduoties, turite atlikti vieną iš šių veiksmų:

Ištrinti (ištrinti). "Jei kažko neverta daryti dabar, tai gal neverta to daryti vėliau". Tai visų pirma taikoma nekvalifikuotai veiklai. Atsisakykite tokių atvejų.
Uždelsimas. Naudokite rūšiavimą: mažesnio prioriteto užduotis galima atidėti, atleidžiant laiką svarbesnėms užduotims.
Deleguoti (deleguoti). Norėdami atlikti tam tikras užduotis, galite įtraukti kitus: kolegas, draugus, šeimą.
Sumažinkite (sumažinkite). Kai kuriose įmonėse produktyvumas labai pagerėjo po to, kai savaitiniai vienos valandos susitikimai buvo pakeisti 15 minučių trukmės susitikimais. Tai leido „nužudyti du paukščius vienu akmeniu“: sutaupyti laiko tiesioginiam darbui, o darbuotojams trumpesnį laiką pasidarė lengviau.

4. Prioritetai. J. Morgensternas kalba apie būtinybę kurti didelį „gyvenimo paveikslą“ - savo tikslus, globalius planus. Jį sudaro 3 etapai. Pirma: išryškinkite „kategorijas“ - svarbiausia, kas jums svarbu. Jų neturėtų būti daugiau kaip šeši (pavyzdžiui, „finansai“, „sveikata“, „šeima“). Antra: kiekvienos „kategorijos“ tikslai. Pavyzdžiui, finansiškai tai gali būti tam tikra suma banko sąskaitoje išėjimo į pensiją metu. Trečia: 2–3 veiklos rūšys, vedančios į tikslą (atlyginimas, pasyvios pajamos iš investicijų, indėlis).

5. Erdvės technika. Laiko ir erdvės organizavimas yra vienas, todėl autorius siūlo specialų planavimo metodą SPACE (iš angliškos erdvės):

Rūšiuoti - rūšiuokite daiktus ir aplinkinius daiktus.
Valymas - išvalykite laiką ir erdvę iš visko, be ko galite susitvarkyti.
Priskirti - paskirkite kiekvienam daiktui savo vietą, o kiekvienam verslui - savo laiką.
Containerize - apibrėžkite kiekvienos reikšmingos veiklos parametrus.
Lygiuoti - laikas nuo laiko pakartotinai įvertinti savo sistemą.

"Valgykite varlę pusryčiams"

B. Tracy kai kurį nemalonų, bet svarbų verslą vadina „varle“. Jis įsitikinęs, kad jo negalima atidėti, nes tokiu būdu mintys vis tiek grįš į jį, be to, delsimas tik sustiprins emocinį stresą. Verta pradėti savo dieną užsiimant šiuo verslu - tokiu būdu jūs išsilaisvinsite iš būtinybės naštos ir susitelksite į malonesnius dalykus.

"Dramblio kepsnys"

Taip atsitinka, kad mums kyla poreikis išspręsti kokią nors globalią problemą - sudėtingą daugiapakopį projektą. Ir nėra tiksliai aišku, kaip ir ką pradėti daryti, ypač jei užsakymas nenurodytas. Tokiu atveju darbus reikia padalyti į dalis ir atlikti juos atskirai (vaizdžiai tariant, suvalgyti visą dramblį yra daug sunkiau, nei suskirstyti į kepsnius). Tai ne tik leis jums pradėti vykdyti užduotį, bet ir prisidės prie geresnio jos supratimo.

Išmokite pasakyti „ne“

Filmas „Visada sakau taip“ su Jimu Carrey'u gali jus nunešti vaidinatačiau laiko valdymo prasme jis yra prastas patarėjas. Tai visiškai nereiškia, kad reikia vengti naujų galimybių, priešingai, bet taip pat neteisinga prisiimti per daug, net vienoje srityje. Anksčiau ar vėliau žmogus „perdega“. Dar kartą primename, kad laiko valdymas nėra reikalingas tam, kad turėtume laiko padaryti daugiau, o tam, kad padarytume tai, ko reikia tinkamai.

Siekite automatizavimo

Visada ieškokite galimybių palengvinti dienos darbą. Pvz., Jei dirbate su elektroniniu paštu ir yra priversti nuolat tikrinti gautuosius - nustatykite perspėjimą apie naujas raides savo išmaniajame telefone ar kompiuteryje naudodamiesi specialiomis paslaugomis.

Darykite panašius veiksmus iš eilės

Jei visą dieną turite atlikti 2–3 beveik identiškas užduotis, atlikite jas iš eilės. Smegenys „pripranta“ prie tokių užduočių ir kitą kartą su jomis susidoroja greičiau nei tada, jei tarp jų būtų pertrauka.

Biologinis laikrodis

Laiko valdyme verta atkreipti dėmesį ne tik į laiką kaip į fizinį vienetą. Remdamiesi jumis, nustatykite didžiausios ir mažiausios veiklos valandas ir užsiimkite verslu arba leiskite sau pailsėti, atsižvelgdami į jas. Jums gali tekti paaukoti tradicinį kavos puodelį iškart atvykus į darbą, tačiau turėsite daug produktyvesnę dieną.

7 paslaugos ir programos planavimui ir laiko valdymui

„Google“ saugoti

„Google Keep“ yra elektroninė užrašų knygelė, turinti galimybę kurti įprastus įrašus ir numeruotus sąrašus, paprasčiausia programa, palaikanti visas mobiliąsias platformas, taip pat naršyklė ir neprisijungus pasiekiama versija. Ši paslauga yra naudinga ta prasme, kad iš bet kurio įrenginio, kuriame prisijungiate prie savo „Google“ paskyros, galite pasiekti visus turimus įrašus; Be to, dirbdami pakeliui į darbą galite pradėti tvarkyti dokumentą iš savo išmaniojo telefono ir tęsti darbą biure iš savo kompiuterio.

Maniako laikas

Ši programa, kaip maniakas, jus persekioja visą dieną. Geru būdu, žinoma. Nuo programos paleidimo momento ji renka informaciją apie atviras programas ir darbo su jomis laiką, kurį darbo dienos pabaigoje galima panaudoti analizuojant įvairiems veiksmams sugaištą laiką (procentą ir realų laiką). Ši statistika rodo, kiek per dieną dirbote teksto rengyklėje, kiek naršyklėje, kiek atitraukėte nuo kitų programų. Jeigu tam tikras laikas Neatlikite jokių veiksmų kompiuteryje, tada grįžkite už jį - „Maniac Time“ pasitiks jus su klausimu, kur buvote ir kodėl neveikėte?

„LeaderTask“

Ši programa sujungia kelias naudingas funkcijas vienu metu - kalendorių, planuoklę, organizatorius, failų tvarkyklę. Platų funkcionalumą papildo individualių nustatymų galimybė (prioritetų nustatymas), galimybė vizualizuoti projektų pristatymą ar eigą, sinchronizuoti savo duomenis tarp skirtingų platformų įrenginių ir su „Outlook“. Kūrėjai siūlo įvertinti visus programos privalumus prieš perkant 45 dienų nemokamą naudojimą.

„Microsoft Outlook“

Daugeliui šis produktas žinomas kaip el. Pašto klientas, tačiau tai tik viena iš funkcijų. Tiesą sakant, „Outlook“ taip pat suteikia galimybę dirbti su kalendoriumi ir planuokle - gana patogu ir suprantama visiems „Office“ paketo vartotojams. Apie šios programos kaip laiko valdymo įrankio naudojimą skaitykite Gleb Arkhangelsky straipsnyje http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

„Microsoft OneNote“

Kita paslauga iš „Microsoft Office“ paketo, neseniai paskirstyta nemokamai. Programa nėra revoliucinė, nors joje siūlomas gana galingas įrankių rinkinys: galimybė parodyti darbų sąrašą medžio vaizde ir pridėti garso ir medijos failus prie užduočių. Funkcija - planšetinių kompiuterių rašymo ranka palaikymas.

Miniplanas

Šią asmeniniam naudojimui skirtą paslaugą sukūrė sėkmingo įmonių planavimo įrankio „Megaplan“ autoriai. Vienas garsiausių ir funkcionaliausių Rusijos gaminių. Daugiau apie programą trumpas pristatymas.

Prisimink pieną

Viena garsiausių GTD programų. Be to-do list / planner, ši paslauga yra aprūpinta daugybe šiuolaikinių techninių sprendimų, skirtų atminčiai iškrauti. Tarp jų: \u200b\u200bel. Pašto ir sms pranešimų apie artėjančius reikalus nustatymas, „Evernote“ užrašų tvarkymas (kurie, beje, taip pat gali būti naudojami laiko valdymui), darbas su programa nesant interneto, galimybė sinchronizuoti su kalendoriumi „Google“ (Kitas savarankiškas praktinis įrankis, pagamintas pagal analogiją su dienoraščiu).

Galiausiai, pagrindinis patarimas, kilęs iš mokymo dalyko logikos: jūs negalite išmokti valdyti laiko ir tuo pačiu nevertinti savo laiko bei kitų žmonių. Planavimas turėtų prasidėti supratimu, kaip tai svarbu būtent jums, ar esate pasirengęs drausmei ir kontrolei. Be to, vienkartinis skaitymas ir bandymas pritaikyti individualias rekomendacijas ar priemones jūsų gyvenime nesuduos apčiuopiamo efekto. Todėl linkime kantrybės, atkaklumo ir, žinoma, išmatuojamų rezultatų. Sėkmės

Pasitikrink savo žinias

Jei norite patikrinti savo žinias šios pamokos tema, galite laikyti trumpą testą, kurį sudaro keli klausimai. Kiekviename klausime gali būti teisinga tik 1 galimybė. Pasirinkę vieną iš parinkčių, sistema automatiškai pereina prie kito klausimo. Gautiems taškams įtakos turi jūsų atsakymų teisingumas ir laikas, praleistas baigiant. Atkreipkite dėmesį, kad klausimai kiekvieną kartą yra skirtingi, o galimybės yra įvairios.

Anksčiau, norėdami efektyviausiai valdyti savo asmeninį laiką, taip pat darbo projektus, žmonės rinkdavosi didelių gabaritų dienoraščius. Šiandien viskas yra daug paprasčiau, nes galite kreiptis į mobiliąsias programas. Kurios iš jų yra tinkamiausios laiko valdymui, analizuosime šiame viršuje.

Darbų sąrašai ir užrašai

Šioje kategorijoje yra labai daug programų, ir daugelis iš jų yra tikrai vertos dėmesio tų, kurie įpratę aiškiai valdyti savo laiką ir nepamiršti apie svarbų dalyką. Anot „Google Play“, šios kategorijos lyderė yra programa Evernote. Kaip ir visos panašios programos, tai leidžia kurti greitas pastabas, į kurias galite pridėti įvairių failų. Naudodami „Evernote“ galite formatuoti tekstą (galimi pabraukimai, paryškinti kursyvu, paryškinti tekstą) ir sudaryti darbų sąrašus, sunumeruotus ir sąrašus su ženkleliais. Galite nustatyti priminimus. Galima naudotis kalbos atpažinimo funkcija (kurią programa patenkina pakankamai gerai), taip pat garso įrašymu. Norint konvertuoti kalbą į tekstą, „Evernote“ reikia kelių sekundžių.

Dar vieną svarbus punktas yra funkcijos pokalbis (darbo pokalbis) buvimas. Jūs sukuriate užrašą ir siunčiate jį pasirinktiems adresatams. Kai kas nors atsakys į jūsų pranešimą, gausite pranešimą. Nebent, žinoma, turite atidarytą programą ir esate prisijungę. „Evernote“ dirba su ranka rašytomis natomis. Programa atpažįsta paprastas geometrines figūras, todėl ją galima naudoti kuriant vaizdinius grafikus ir diagramas. Jums nereikia jaudintis dėl to, kaip tiksliai juos piešiate, nes programa pateikia viską sklandžiai, ragindama konvertuoti ranka rašytą piešinį į standartinį vaizdą.

Antra populiariausia programa „Google“ saugoti. Tai šiek tiek lengviau naudoti. Čia taip pat galite sudaryti tiek paprastus užrašus, tiek sąrašus, nustatyti priminimus. Prie pastabų galite pridėti etikečių (tai yra, žymų) ar nuotraukų, tačiau nėra galimybės prisegti dokumentų, o tai kai kuriems vartotojams yra trūkumas. Taip pat galite priskirti užrašus tam tikroms spalvoms, pavyzdžiui, darbo įrašams - raudonai, pirkinių sąrašams - mėlynai ir kt.

„Google Keep“, kaip ir „Evernote“, atpažįsta kalbą, paversdama ją tekstu ir įrašo garsą. Bet kai užrašas jau yra sukurtas, jo neįmanoma pridėti. Vartotojas tuo pačiu metu gali valdyti keletą užrašų, ilgai paliesdamas, o norėdami išsiųsti įrašą į archyvą, turite slinkti į dešinę. „Evernote“ programoje visi įrašai pagal numatytuosius nustatymus yra išdėstyti sąraše, o „Google Keep“ galite užrašus rodyti plytelėmis. Taip pat yra darbalaukio valdiklis.

Abi programos yra nemokamos, tačiau yra prenumeratos galimybė, kuri šiek tiek praplečia „Evernote“ funkcijas. Pavyzdžiui, nemokamoje versijoje programa suteikia 60 MB informacijos saugojimui, o premium versija - 10 GB, tai patogu verslo vartotojams.

Kalendoriai

Daugeliui vartotojų patogiausia tvarkyti laiką ir reikalus naudojant kalendorių. Šiuo atžvilgiu pripažinta lyderė yra programa „Google“ kalendorius. Jos sąsaja, kaip ir kitų įmonės produktų, yra gana maloni ir intuityvi. Išskirtinis šios programos bruožas yra galimybė sukurti kelis lygiagrečius kalendorius. Pavyzdžiui, vienas yra skirtas darbui, kitas - laisvalaikio planavimui ir tt Galima integruoti su „Inbox“, „Google“ dabar, „Chrome“, „Google“ dokumentais, „Google Keep“, „Google+“, „Hangout“ ir „YouTube“. Jei esate „Google“ produktų gerbėjas, naudodamiesi dviem ar daugiau jo paslaugų neleisite pamiršti svarbių dalykų. Jau nekalbant apie patogumą. Pvz., Jei el. Pašto bilietai į įvykį yra saugomi jūsų pašte, programa tikrai pridės jį į kalendorių.

Į kalendorių labai lengva įtraukti būsimą įvykį ar priminimą - apatiniame dešiniajame kampe yra atitinkamas mygtukas, kaip ir aukščiau pateiktos programos. Po pavadinimo galite nurodyti vietą, nustatyti perspėjimą, kad nepamirštumėte, pakviesti kitus renginio vartotojus, prisegti failą ir apibrėžti šio įvykio spalvą. Yra du jūsų kalendoriaus žiūrėjimo režimai: mėnesinis ir savaitinis. Programa, žinoma, nemokama. Ir labai patogu.

Kita naudinga kalendoriaus programa yra Saulėtekiskurio plėtros įmonė neseniai įsigijo „Microsoft“. Pradėjus dirbti su „Saulėtekio“ kalendoriumi, programa iškart siūlo prisijungti prie kitų jūsų paskyrų, kurių gali būti daug. Čia yra kiti kalendoriai, tokie kaip „Google“ kalendorius ir „iCloud“, socialiniai tinklai „Facebook“, „LinkedIn“, „Twitter“ ir kt., Taip pat įvairios programos, tokios kaip „Trello“, „Evernote“ ir „Wunderlist“. Tokia integracija bus gana naudinga automatiškai užpildant jūsų kalendorių, nes „Sunrise“ perims jūsų draugų gimtadienius iš socialinių tinklų, o „LinkedIn“ - informaciją apie artėjančius verslo susitikimus. Be to, šios programos dėka vartotojas gali siųsti kontaktinius kvietimus į tam tikrus įvykius.

Taip pat yra du kalendoriaus rodymo režimai: dvi savaites ir kitas tris dienas. Kalendoriuje rodomi visi įvykiai, priskirti pasirinktai datai. Pridėti įvykį labai paprasta. Galite pridėti datą, laiką, vietą, renginio dalyvius ir priminimą. Yra darbalaukio valdiklis. Be „Sunrise“ funkcionalumo, verta paminėti ir paprastą bei akį traukiantį dizainą.

Projektų valdymas

Laiko valdymo srityje svarbus dalykas yra darbas su projektais. Galima vadinti viena populiariausių ir patogiausių šios kategorijos programų Trello. Jis skirtas specialiai projektų valdymui, įskaitant komandos valdymą. Paraiška yra labai paprasta naudoti ir nėra perkrauta jokių nereikalingų elementų ar super funkcijų. Šios programos patogumą pirmiausia lemia tai, kad darbui su konkrečiu projektu yra skiriamos trys vadinamosios lentos: „daryti“ - tai, ką reikia padaryti, „daryti“ - vykdomos užduotys, atlikta - baigtos užduotys. Tai yra daug patogiau nei paprastas sąrašas.

Viena kortelė lentoje yra viena užduotis, tačiau jos viduje gali būti pridedami dokumentai, papildomų užduočių sąrašas ir kolegų komentarai. Kai kažkas keičiasi tam tikroje kortelėje, pavyzdžiui, pridedamas dokumentas ar komentaras, vartotojai gauna pranešimą. Vienoje lentoje esančios kortelės gali būti keičiamos, taip pat perkeliamos į kitas lentas, jei užduotis atlikta ar jau atlikta. Programa yra visiškai nemokama ir neturi mokamos versijos.

Prie šios kategorijos galite pridėti dar vieną gana gerą programą - Todoistas. Tai taip pat populiaru tarp „Google Play“ vartotojų. Ši programa labiau tinka asmeniniam projektų valdymui. Naudodamiesi „Todoist“ galite išvardyti, ką reikia padaryti. Kiekvienai užduočiai galite nustatyti prioritetą, priminimą, žymas. Apskritai viskas čia būdinga. Svarbiausia, kad yra galimybė organizuoti projektus, prie kurių galite pridėti užduočių sąrašą. Visiems elementams galite pasirinkti terminą.

Pagal numatytuosius nustatymus programoje jau yra užduočių stulpeliai: Darbuotojai, Personals, Užsakymai, Pirkinių sąrašai, Filmai žiūrėti, bet jūs galite pridėti savo. Įdomu tai, kad „Todoist“ turi skyrių „Karma“. Tai padės sekti, kaip sėkmingai atliksite užduotis, kurias sau nustatėte kiekvieną dieną. Kuo dažniau spustelėsite mygtuką „Atidėti“, tuo blogesnis bus jūsų asmeninis įvertinimas. Karma tikrai motyvuos vartotoją.

Laiko planavimas

Taip pat gali būti svarbu kontroliuoti laiką, praleistą konkretiems projektams ar veiklai. Tai padės suprasti, kam turėtų būti skiriama daugiau laiko, o kam mažiau. Įdomi šioje srityje yra programa „aTimeLogger“. Pradėjus pamoką ar projektą, bus naudinga susisiekti su „aTimeLogger“ ir paleisti laikmatį. Šios kategorijų klasės: miegas, transportas, maistas, sportas, skaitymas, darbas, parduotuvė, pramogos, valymas, kinas, vaikščiojimas, mokymasis, internetas ir alkoholis. Žinoma, galite pridėti savo kategorijas.

Vienu metu galima paleisti kelis laikmačius, kuriuos galima pristabdyti. Taigi galite sekti, kiek valandų per savaitę galėjote miegoti ir dirbti, kiek laiko praleidote sėdint socialiniai tinklaikiek laiko vaikščiojo ar sportavo sporto salėje ir pan. Programa yra nemokama.

Gana populiarios asmeninio laiko tvarkymui yra programos, paremtos „Pomodoro“ technika. Pagal šią schemą, dirbdamas žmogus turi daryti pertraukas kas 25 minutes, kad procesas būtų produktyvus. Žinoma, tai taikoma protiniam darbui. taikymas Laikrodžio pomidorasnereiks pertraukti kas 25 minutes. Galite patys nusistatyti laiką, per kurį esate pasirengęs nuolat dirbti tam tikrą projekto dalį. Taip pat galite nustatyti pertraukos laiką. Programa kaupia statistiką, todėl po laiko jūs galite suprasti, kiek laiko praleidžiate darbui, laisvalaikiui ar kitoms veiklos rūšims. Kiekvienam laikmačiui galima priskirti savo pavadinimą. Tačiau negalima važiuoti daugiau nei vienu metu.

Laiko planavimas Laiko valdymas (ang. laiko planavimas), efektyvus darbo laiko organizavimas ir valdymas

Yra daug skirtingų požiūrių į temą. darbo laiko planavimas ir laiko valdymas excel, ant popieriaus ar specialiose programose,

vienas iš šių požiūrių, sėkmingai išbandytas praktikoje ir įgyvendinamas kasdieniame gyvenime. Norėdami suprasti, kas jums tinka, išbandykite tai atlikdami savo reikalus ir užduotis.

„Excel“ laiko valdymas ir įprastame popieriaus lape, taip pat nemokamame laikmatyje nešiojamajame ar išmaniajame telefone - tai viskas, ko jums reikia, norint efektyviai organizuoti savo laiką, ir visa tai galite rasti, žiūrėti ir atsisiųsti mūsų svetainėje, visos reikalingos nuorodos yra šioje puslapyje, mes pradėsime išsamiau, kaip organizuoti laiko valdymą „excel“.

Laiko valdymas „Excel“ failo faile savaitei
ir mes per dieną žiūrime į dalykus, kurie yra pranašesni, ir patogiau juos užrašyti užrašų knygelėje

Pagrindas darbo laiko planavimas ir visi reikalai imami per savaitę, t.y. Lankstus savaitės planavimas. Savaitė yra pagrindinis rodiklis darbo laiko planavimas: metai, mėnuo, savaitė, diena.

Pradėkime nuo mėnesio:
Paskutinį mėnesio savaitgalį sudaromas rezultatų sąrašas (vadinkime kiekvieną rezultatą projektu). Tai yra norimi mėnesio rezultatai, kuriuos ketinate pasiekti per naują mėnesį. (Apibrėžkite sau 3–5 pagrindinius mėnesio rezultatus).

Būtina atsižvelgti į pasiektus rezultatus siekiant tikslų ir padarytas klaidas praėjusį mėnesį planuodami naujojo mėnesio reikalus, pakoreguokite, patobulinkite tikslus ir uždavinius, planuodami naują mėnesį, atsižvelgdami į būtinus patobulinimus, šiuos veiksmus vadinsime CD patobulinimu (Adjustments to Action). Pvz .: reikėjo skaityti knygą, knygos nebuvo galima skaityti, jie buvo pamiršti, jie nebuvo skaitomi kiekvieną dieną. Šiai užduočiai nustatytas kompaktinis diskas: kasdien skaitau 10 puslapių.

Kito mėnesio rezultatų sąrašas yra jūsų mėnesio tikslai, kai išsikėlėte juos sau ir suformulavote, galite pradėti planuoti juos pasiekti.

Taigi kartą per savaitę, pavyzdžiui, kiekvieną sekmadienį, kiekvieno projekto metu sudaromas užduočių sąrašas - tai savaitės planavimas. Šios užduotys yra elementarūs kitos savaitės veiksmai. Šie veiksmai-veiksmai yra išsklaidyti savaitės dienomis „Excel“ faile.

Planuodami ateinančios savaitės reikalus, taip pat turite nustatyti 3–5 pagrindinius savaitės rezultatus, tai yra patys svarbiausi savaitės dalykai, pagal juos savaitės pabaigoje suprasite, kaip efektyviai prabėgo jūsų savaitė.

Exel savaitės darbų planavimas yra byloje.
Kiekvieną vakarą prieš išeinant iš darbo, šis „Excel“ failas atidaromas ir koreguojamas, papildomas kitos dienos planas ( tai planuoja diena).

Po to kitos dienos užduotys iš „Excel“ failo bus surašytos popieriuje (dienos planavimo lapas). Tai yra jūsų patvirtintas rytojaus darbų sąrašas.

Darbo laiko planavimas - „Excel“ ir popierinių laiko valdymas - svarbūs dalykai:

1. Darbo laiko planavimas savaitinis laiko valdymas - tai yra lankstus planavimas, įmanoma ir būtina per savaitę suderinti-perkelti užduotis, tai nepažeidžia plano ir laukiamų rezultatų, patogu tai padaryti „Excel“ faile.

2. Sudaryti planą kitą dieną Naktį prieš - svarbiausias laiko organizavimo momentas. Ryte nereikia galvoti, kad viskas suplanuota, nusukite galvą, tiesiog darykite tai. Jei ryte nėra aiškaus plano - paprastai dėl to, kad galvoji, ką daryti ryte, visa diena yra sutraiškyta ir nieko nepadaryta. Kitos dienos planas patogiai išrašomas iš savaitės „excel“ plano įprastame popieriaus lape.

3. Ant popieriaus lapo užrašykite ateinančios dienos užduotis labai pageidautina, tai yra jūsų pasirašyta sutartis su savimi, materialus pažadas sau, o paskui - labai gerai iškrėsti atliktą verslą ant popieriaus lapo.

4. Kai planuoji diena, savaitė, mėnuo, metai teikti pirmenybę, išryškinkite tris svarbiausius iš visų suplanuotų užduočių: suplanuokite tris svarbiausius dienos rezultatus, tris svarbiausius savaitės rezultatus, tris svarbiausius mėnesio rezultatus, tris svarbiausius metų rezultatus. Tai yra patys svarbiausi tikslai, kurių link judate.

Planuodami svarbiausius rezultatus (dieną, savaitę, mėnesį, metus), pasinaudokite šiais klausimais:

KAM būtina pasiekti rezultatą?
KĄ VEIKIA Sėkmingas rezultatas (kokie yra sėkmingo rezultato kriterijai)
KAIP PRISIJUNGTI (žingsnis po žingsnio planas: daryk vieną, daryk du, daryk tris)

Laukiamas rezultatas: jūsų laiko valdymo sėkmės kriterijai

Mes patys vykdome užduotis, norėdami pasiekti konkretų rezultatą, kitaip užduotys yra nesąmonė.

Geriau pradėti planuoti rezultatą pagal „sėkmingo rezultato pasiekimo kriterijus“.

Pavyzdžiui, tikėtinas rezultatas be sėkmės kriterijų norint pasiekti rezultatą: skaityti knygą „Knyga“, tada užduotis: perskaitykite 30 puslapių per dieną

Ir atlikus šį užduočių nustatymą, galima pasiekti laukiamą rezultatą (knyga bus perskaityta), tačiau rezultato kokybė gali nepatrigubėti.

Todėl planavimo etape mes gulime norimo rezultato sėkmės kriterijai:
1. knyga perskaityta iki mėnesio pabaigos
2. perskaičius parengiama apžvalga su įgyvendinamų idėjų sąrašu
3. Įgytos naudingos idėjos

užduotis į 1 punktą. skaitydami pagal projektą suraskite mažiausiai 3 naujas idėjas „naujų klientų radimas“
užduotis prie 1 punkto, skaitant su žymekliu, kad išryškėtų naudingos idėjos
užduotis į 1 punktą. skaityti 30 puslapių per dieną
užduotis iki 2 psl. išanalizuoti žymeklio išspaudą, parašyti apžvalgą ant 1 lapo
užduotis iki 3 psl. pradėti įgyvendinti idėjas per 48 valandas po perskaitymo

O norint globaliau planuoti 10 ar daugiau metų, naudojamos kitos priemonės, pavyzdžiui, čia galite atsisiųsti „pinarik“ kalendorių 2018 arba naudoti efektyviausią gyvenimo ratą.

Kaip valdyti projektus ir užduotis: PROJEKTO ŽINGSNIS - kaip plačiai vaikščioti
Darbo laikas ir