ГОСТ 2.501-88

UDC 65.012: 002: 006.354

T52 група

ИНТЕРСТАТ СТАНДАРТ

Единна система за проектна документация

ПРАВИЛА ЗА СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ

Единна система за проектна документация.

Правила за регистрация и съхранение

Дата на въвеждане 01.01.89

ИНФОРМАЦИОННИ ДАННИ

1. Разработен и въведен от Държавния комитет за стандарти на СССР

2. ОДОБРЕНО И ИЗПЪЛНЕНО С Указ на Държавния комитет за стандарти на СССР от 17.03.88 г. № 614

3. ЗАМЯНА на GOST 2.501-68, GOST 3.1111-77 (по отношение на раздел 2)

4. РЕФЕРЕНТНИ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИ ДОКУМЕНТИ

5. РЕПУБЛИКАЦИЯ. Март 2003 г.

ВЪВЕДЕНО Поправка № 1, приета от Международния съвет за стандартизация, метрология и сертифициране чрез кореспонденция (протокол № 23 от 28.02.2006 г.). IMS 9-2006.

Този стандарт установява общи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи, направени на хартиен и електронен носител (наричани по-долу документи) на продукти от всички индустрии.

Въз основа на този стандарт могат да бъдат разработени стандарти, които отчитат особеностите на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи в зависимост от обема на документацията и условията на работния процес.

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1.1. Сгъването на копия на документи на хартиен носител се извършва в съответствие с допълнение 1.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.2. Всички оригинали, дубликати и копия на документи, налични в предприятие 1 (наричани по-долу оригинали, дубликати и копия), подлежат на счетоводство и съхранение в съответствие с разд. 2 и приложение 2. *

________________

1 Предприятието трябва да се разбира като предприятие или организация.

2 Символът „*“ маркира точките от стандарта, към които са дадени коментари в допълнение 5.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.3. В случаите, когато организацията едновременно използва документи на хартиен и електронен носител, се допуска взаимното им преобразуване една в друга. При това спазвайте следните правила:

Проектните документи на хартиен носител могат да бъдат преобразувани във файлове;

Оборудвани със съответните данни и подписани по предписания начин с електронни цифрови подписи, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

За използване в процесите на производство, експлоатация, ремонт и обезвреждане на продукти, електронните документи могат да бъдат превърнати в хартиени документи с помощта на компютърна технология. Такива документи трябва да бъдат подписани с автентичните установени подписи на упълномощени лица, след което придобиват същия статут като електронните документи, от които са получени;

Преобразуването не трябва да намалява серийния номер на документа съгласно таблица 2 от GOST 2.102;

Документите, получени в резултат на взаимно преобразуване, трябва да имат подходящи връзки помежду си;

Взаимното съответствие между тези документи се осигурява от разработчика.

параграф 1.3

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

2.1. Оригиналите, направени на хартиен носител, приети за съхранение, трябва да са подходящи за многократно копиране (липса на пробиви, поставяне, избърсани места, замъгления текст, линии), репрографска обработка и да отговарят на изискванията на GOST 2.102 и GOST 13.1.002. *

Оригинали на електронни документи, приети за съхранение, трябва да отговарят на изискванията на GOST 2.051.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

Забележка. За конкретен продукт се изпълнява само един комплект оригинали на дизайнерски документи, които трябва да се съхраняват при разработчика или при производителя в съответствие с тяхното съгласие.

2.2. Когато приемате оригинали за счетоводство и съхранение, проверете:

1) пълнотата на проектните документи в съответствие със спецификациите, изявленията на електронните документи или други документи, в които са посочени представените оригинали;

2) пълнотата на технологичните документи в съответствие с маршрутната карта или други документи, в които са изброени оригиналите, които ще бъдат предадени;

3) наличието на установени подписи (включително електронни цифрови подписи) и дати. Не се разрешава приемането на документи за съхранение, които не са подписани от лицето, упражняващо нормативен контрол. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.3. Всички оригинали, приети за съхранение, се регистрират (вземат под внимание). Когато се регистрирате, попълнете следните данни:

Инвентарен номер на документа;

Дата на регистрация;

Наименование на документа;

име;

Броят на листовете в документа;

Формат на документа съгласно GOST 2.301;

Кой е издал документа;

Подпис при приемане на документа за съхранение;

Забележка (ако е необходимо).

Регистрацията може да се извърши по автоматизиран начин или по неавтоматизиран начин (ръчно). За ръчна регистрация изброените подробности се съставят в инвентаризационната книга на оригинали във формуляр 1 в съответствие с допълнение 3. При автоматизирана регистрация инвентаризационната книга се извършва в електронен вид.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.4. Всеки оригинален документ получава един инвентарен номер. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.5. Инвентарните книги за регистрация на оригинали и дубликати, получени от други предприятия, трябва да се водят отделно за документи за продукти от основното и спомагателното производство.

Разрешено е да се съхранява една инвентарна книга за оригинали и дубликати на проектни и технологични документи и отделни инвентарни книги по видове продукт (дизели, автомобили, трактори, турбини и др.), Докато инвентарните номера не трябва да се повтарят.

2.6. Едновременно с регистрацията на оригиналите трябва да се попълнят съответните счетоводни колони, разположени на полето за подаване на оригиналния лист на хартиен носител, или съответните данни да бъдат въведени в електронен документ.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.7. За всеки документ, на който е присвоен инвентарният номер, се записва неговото движение (производство и отчитане на копия, промяна, приложимост). Движението на оригинали се записва ръчно или автоматично в съответствие със счетоводните карти във формуляри 2, 2а, 2б и 2в от допълнение 3.

За проектната документация, спомагателната производствена документация и производството на единица не се изискват счетоводни карти.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.8. Оригиналите на дизайнерските документи на хартиен носител трябва да се съхраняват форматирани във възходящ ред на обозначенията на документите във всеки формат и код на предприятието-разработчик.

Разрешено е да се съхраняват оригинали във възходящи обозначения на документи в продукта, без оглед на формати.

Оригиналите на електронните документи се съхраняват в бази данни на автоматизирани системи и / или на отделни електронни носители. Оригиналите се съхраняват на отделни носители във възходящ ред на обозначаването на документите в продукта. Условията за съхранение на отделни носители трябва да гарантират тяхната безопасност, бързо търсене и използваемост. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.9. Оригиналите на технологичните документи трябва да се съхраняват в съответствие с методите за обработка и сглобяване на продукта, без да се вземат предвид форматите в реда на увеличаване на техните обозначения съгласно GOST 3.1201 във всеки метод за обработка и сглобяване на продукта.

Разрешено е да се съхраняват оригинали с набори във възходящо обозначение на проектни документи, посочени в основния надпис на технологични документи.

Отчитането на приложимостта на технологичните документи ръчно или автоматично се извършва в счетоводни карти за приложимост в съответствие с GOST 3.1201, форми 2 и 2a.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.10. Оригиналите, изработени на листове по-малки от А1, трябва да се съхраняват в разширена форма.

Оригиналите, изработени на листове от А1 или по-голям формат, се препоръчва да се съхраняват навити на подвижни щифтове или в разширена форма.

2.11. Оригиналите на анулираните и заменени документи трябва да се съхраняват отделно от съществуващите оригинали и те могат да се съхраняват във формати A4 и A3 в съответствие с допълнение 1.

3. ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановеният оригинал може да бъде направен само след съставяне на акта за анулиране на повредения или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде изменен в съответствие с всички известия, издадени преди неговото възстановяване.

3.3. Възстановеният оригинал трябва да бъде точно копие на възстановения оригинал, като се вземат предвид последните промени.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.4. Възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размерите, надписите, графичните изображения и т.н., изключени от известието за промяна в оригинала (или копието), от което е възстановен оригиналът.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат и серийните номера на промените и разширенията към тях, предварително направени във връзка с извършените промени.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.5. Само последният запис за промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени на възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа, поредните номера на промените, обозначенията на известията за промяна и други данни за последната промяна на всеки лист на възстановения оригинал трябва да се поставят въз основа на съществуващите записи в таблицата на промените в този лист на възстановения документ.

В регистрационния лист на промяната на възстановения оригинал трябва да бъдат възпроизведени данните, свързани с всички промени, направени по-рано в този документ (като се започне от първата промяна).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, налични на оригинала (включително в полето за подаване и лист за регистрация на промените), в възстановения оригинал в скоби трябва да се пише: "(подпис)" и "(дата)".

При производството на реставриран оригинал от предишно възстановен оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху възстановяването на оригинала върху последния може да не се възпроизвежда.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.7. Възстановените оригинали трябва да бъдат подписани от отговорното лице по указание на ръководителя на звеното, което е издало оригиналите или следи производството на продукта.

Надписът, потвърждаващ правилността на възстановения оригинал, трябва да бъде направен с помощта на мастило или машина на полето за подаване на документ, например:

"Възстановено от скрипта.

"Възстановено от копие.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.8. В горния десен ъгъл на полето на всеки лист на възстановения оригинал трябва да има мастило или печатът: „Възстановен оригинал № ...“ с поредния номер на възстановяването на този оригинален лист.

3.9. Възстановеният оригинал трябва да има инвентарен номер на възстановения оригинал. За възстановяването на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

3.10. Върху оригинала или копието, от което е извършена реставрацията, те поставят печата: "ЗАМЕНЕНО ОТ РЕСТОРИРАНОТО ОРИГИНАЛНО РАЗРЕШЕНИЕ № ...." указва серийния номер на реставрацията и датата на приемане на възстановения оригинал за съхранение.

раздел 4 изключени (изменение № 1)

СКЛАДНИ чертежи

1. Листовете с чертежи от всички формати трябва да бъдат сгънати първо по линиите, перпендикулярни (надлъжни), а след това по линиите успоредни (напречно) към заглавния блок.

2. Листовете на чертежите след сгъване трябва да имат основния надпис от предната страна на сгънатия лист.

3. Листовете на чертежите са сгънати в последователността, посочена в таблицата. 1 и 2, с числа на линиите на сгъване.

4. Монтират се следните видове сгъване:

1) в папки в съответствие с табл. 1;

2) за директно свързване в съответствие с табл. 2.

Таблица 1

Сгъваеми в папката

Размери, мм

	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст

Таблица 2

Сгъване за директно свързване

Размери, мм

	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст

1. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ

1.1. Копиите от хартиени документи, приети за съхранение, трябва да бъдат отпечатани на контраст и да имат гладък фон без цвят, което затруднява четенето на документа. В копия всички редове, букви, цифри и т.н., налични в оригинал, дубликат или оригинал, трябва да бъдат възпроизведени (без пропуски).

Когато приемате копия на хартиен носител, проверете наличността на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.2. Компанията може да съхранява следните копия на проектни и технологични документи: архивни, контролни, работници.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.3. Архивните копия отразяват състоянието на дизайна или технологията на производство на продукта през периодите на одобрение от клиента, прехвърлянето на оригиналите на производителите, прекратяването на производството на този дизайн и др. Наличието на архивни копия се отразява в счетоводните карти (формуляр 2, приложение 3).

Не се правят промени в архивираните копия и не се издават на абонати, те се съхраняват отделно от другите копия в папки (албуми) или на електронни носители.

За документи на хартиен носител, на видно място в папка (албум) и на лицевата страна на всяко копие на архива е подпечатано „ARCHIVE INSTANCE“. Под печат посочете причината и датата на приемане за съхранение на архивното копие. Съхранява се архивно копие под формата на микрофилми.

Архивните копия на електронни документи в необходимата част трябва да имат съответния атрибут (буква, номер и т.н.).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4. Контролните копия се използват за възстановяване на оригинала, изработване на дубликати, работни копия, сертификати или съгласуваща документация, съхраняват се отделно от други копия и не се издават на абонати.

Контролното копие на електронния документ трябва да има съответния атрибут в необходимата част (буква, номер и т.н.).

На лицевата страна на всеки лист контролни копия на видно място те поставят печат „КОНТРОЛ ИНСТАНЦИЯ“ (с изключение на контролни копия на печатни публикации и зашити текстови документи, върху които печатът се поставя само на корицата и на корицата или първата страница).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4a. Работните копия са предназначени за обслужване на производството. Броят на работните екземпляри в обращение и мястото на тяхното съхраняване (приемане-издаване) се определят от организацията.

раздел 1.4a въведено допълнително (изменение № 1)

раздел 1.5 изключени (изменение № 1)

1.6. Счетоводството за издаване (изпращане) и връщане на копия на вътрешни и външни абонати може да се извърши ръчно или автоматично. Счетоводството се извършва по счетоводни карти на документи от формуляр 2, 2а в съответствие с допълнение 3.

Счетоводството за издаване и връщане на копия на вътрешни абонати може да се извършва ръчно или автоматично, като се използват абонатни карти на формуляри 3, 3а в съответствие с допълнение 3. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.7. Копията на документи на хартиен носител се съхраняват както в насипно състояние (лист), така и в затворени папки или, ако е необходимо, се зашиват в албуми.

Когато се съхраняват в насипно състояние (лист), копията се сгъват във формат А4.

Копия, поставени в албуми и папки, се подреждат на формат A4 или A3 в съответствие с допълнение 1.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.8. Копия от дизайнерски документи за продукта се поставят в папки (албуми) в рамките на продукта или в рамките на рационално подбраните компоненти на продукта.

1.9. Копия от дизайнерски документи за продукти се поставят в папки (албуми) в следната последователност:

1) спецификация на продукта;

2) документите от основния комплект продукти (в реда на тяхното записване в спецификацията);

3) спецификации на съставните части на продукта и документи на основния набор от компоненти на продукта (в увеличаващ се ред на нотация). Документите на основния набор от компоненти на продукта се поставят след спецификацията в реда, в който са записани в спецификацията;

4) чертежи на части, записани в спецификациите на основния продукт, и всички негови компоненти (в увеличаващ се ред на обозначаване).

Ако върху частта са издадени други документи (с изключение на чертежа), те се поставят след начертаването на частите (в реда, в който са написани в спецификацията).

1.10. Набор от копия на технологични документи се поставя в папки или се зашива в албуми, докато в една папка (албум) се поставят всички технологични документи, разработени за един продукт или няколко продукта, или рационално подбран компонент на продукта.

Ако е необходимо, се разрешава поставянето на технологични документи в една папка (албум) според отделни методи за обработка и сглобяване на продукта.

1.11. Не повече от 200 листа документи, намалени до формат А4, се поставят в една папка (албум).

1.12. С голям брой документи те се разделят на части и се поставят в няколко папки (албуми). На етикетите на папки (албуми) или на кориците им се посочват номерът на тази част, общият брой части и номерът на копието на папката (албума).

1.13. Във всяка папка (албум) е позволено да предоставят инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

1.14. За текущата работа звеното, което издава оригиналните документи или извършва надзор върху производството на продукта в производството, получава копие от съответните документи. От лицевата страна на всеки лист копия (когато ги съхранявате в насипно състояние) или на видно място в папката (албума) поставете печат „ИНСТАНЦИЯ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЯ“ или „ПРИМЕР НА ТЕХНОЛОГИЯТА“, дадени в допълнение 4. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.15. Върху копия на документи, за промените на които не се уведомява след експулсирането на абонатите, се поставя печат „НЯМА ПРОМЕНА Е ОТЧЕТНА“.

1.16. Исканията за изпращане на документация от други предприятия показват дали е необходимо да се вземе предвид исканата документация, за да се изпращат допълнителни уведомления за промени или не.

1.17. Копиите на документи, изтеглени от обращение поради спиране на производството на продукти, както и копия от документи, анулирани или заменени във връзка с въвеждането на изменения, се унищожават след съставяне на акта за унищожаване или опис на копия.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ НА ДРУГИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Копия от документи, получени от други предприятия, се съхраняват в папки или обвързани в албуми поотделно за всяко предприятие, на което са публикувани, или отделно за всеки продукт.

Разрешено е да се съхраняват копия в насипно състояние (лист), сгънати във формат A4 или A3.

2.2. Всяка папка (албум) трябва да има инвентар, в който са изброени всички документи в нея в последователността на тяхното местоположение.

2.3. Регистрацията (отчитането) на копия на документи на други предприятия се извършва в съответствие с изискванията на параграфи. 2.3 и 2.4 от настоящия стандарт. За всяко регистрирано копие (или набор от копия) се прилага хартиен печат на хартиен носител, указващ инвентарен номер, номер на инстанцията (ако има няколко копия) и датата на регистрация.

Посоченият печат в папки (албуми) се поставя на видно място в инвентара, както и върху етикета или в горния ляв ъгъл на корицата.

На хартиени копия, съхранявани в насипно състояние (лист), печатът се поставя в горния ляв ъгъл на всеки лист на формат A4 формат или лист документ, сгънат във формат A4.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.4. Копия се записват ръчно или автоматично в счетоводните карти съгласно формуляри 2, 2а, 2б, 2в в съответствие с допълнение 3.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.5. Копия на други предприятия се съхраняват в нарастващ ред на обозначаване за всеки код на предприятието.

2.6. В случай на прекратяване на приложимостта на регистрираните копия в това предприятие, притежателят на оригиналите се уведомява за премахването им от регистъра.

Книга за инвентаризация

Картографски счетоводни документи (лицева страна)

(Изменена формулировка, изменение № 1)

Документна счетоводна карта (обратно)

Картографски счетоводни документи (лицевата страна на втория и следващите листове)

Картографски счетоводни документи (задната страна на втория и следващите листове)

Абонатна карта (лицева страна)

Абонаментна карта (обратно)

Забележка. В документа за счетоводна карта посочете:

1) в колона "Вид на документа" формуляр 2 - вид документ (оригинал, дубликат или копие), който е регистриран;

2) в графата „Еднократни издания“ на формуляр 2а - абонати, на които издават (изпращат) копие на документа с печат „НЕ СЕ ОТМЕНЯВА ПРОМЕНА“.

ПРОЕКТИ ОТ ПЕЧЕЛИ ЗА СЧЕТОВОДНИ И РАБОТНИ ДОКУМЕНТИ, изработени на хартиен носител

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1. Печатите имат за цел да опростят приложението и да постигнат еднаквост на изображението на надписи и указания, произведени в документи по време на разпространението им, както и в обявления и в счетоводни документи.

2. Печат "ОТМЕНЕНО ОТ ПРЕСТРАНИРАНОТО РАЗРЕШЕНИЕ № ....... G." като се посочва серийният номер на реставрацията на оригинала и датата на неговото възстановяване се поставя върху оригиналите, от които са направени реставрираните оригинали.

3. Печат "ОТМЕНЕНО, ЗАМЕНЕНО .., Известие. № ..., от ..." поставете (с номера, дата на издаване на известието и подпис) върху оригиналите, отменени от известието, дубликати и копия, както и върху счетоводните карти. При липса на подмяна поставете тире.

4. Печатът „НЕ ПРИЛАГАЙТЕ НА НОВ ПРОЕКТИРАНЕ, ПРИЛОЖЕТЕ ЗАМЕНА ...“ се поставя въз основа на съответните известия за оригинали, дубликати и копия, които не могат да се използват в новоразработени продукти, както и върху счетоводни карти.

5. Печатът „ЗАМЪНЕТЕ ОРИГИНАЛА“ се поставя върху документи при липса на оригинали на тези документи.

6. Печатът "EKZ. No. ..." се поставя (с номер на образеца) върху папките (албумите) на копията и върху отделните копия.

7. Печатът "INV. № ....., EX № ........ G." Поставя се (с инвентарен номер, номер на копие и дата на регистрация) в папки (албуми) и в отделни копия на документи на други предприятия.

Също така е разрешено да се използва този печат (без да се посочва номерът на копието), когато се регистрират мостри за печат на публикации и други документи, съхранявани като оригинали.

8. Печатите „КОНТРОЛ ИНСТАНЦИЯ“ и „АРХИВНА ИНСТАНЦИЯ“ се поставят на контролни и архивни копия, съответно, и на папки (албуми) на копия. Печатът „УПРАВЛЕНИЕ ИНСТАНЦИЯ“ също се поставя върху контролни копия на известия и техните приложения.

9. Печатите „ИНСТАНЦИЯ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЯ” и „ПРИМЕР НА ТЕХНОЛОГИТЕ” се поставят съответно върху копия от проектните и технологичните документи, издадени за текущата работа, на единицата, издала оригинали или следи производството на продукти в производството.

10. Печатът „НЯМА ПРОМЕНА НЕ Е ОБЯВЕН” се поставя върху копия на документи, издадени в един брой, без да се изпращат допълнителни известия за промени в тези документи.

с. 11 изключени (изменение № 1)

12. Разрешено е да се прилагат печати от други видове, опростявайки прилагането на надписи върху документи.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

ЕДИННА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИЯ НА ДИЗАЙН

ПРАВИЛА ЗА СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ

ГОСТ 2.501-88
  (ST SEV 159-83)

ДЪРЖАВЕН КОМИТЕТ НА СССР ПО СТАНДАРТИ

Москва

ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА СССР

униформасистемата проектна документация ПРАВИЛА ЗА СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ Единна система за проектна документация.    Правила за регистрация и съхранение

ГОСТ 2.501-88 (CT CMEA 159-83)

Дата на въвеждане 01.01.89

Настоящият стандарт установява общи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи, направени на хартиен и електронен носител (наричани по-долу документи) на продукти от всички индустрии.

Въз основа на този стандарт могат да бъдат разработени стандарти, които отчитат особеностите на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи в зависимост от обема на документацията и условията на работния процес.

1.3. В случаите, когато организацията едновременно използва документи на хартиен и електронен носител, се допуска взаимното им преобразуване една в друга. При това спазвайте следните правила:

Проектните документи на хартиен носител могат да бъдат преобразувани във файлове;

Оборудвани със съответните данни и подписани по предписания начин с електронни цифрови подписи, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

За използване в процесите на производство, експлоатация, ремонт и обезвреждане на продукти, електронните документи могат да бъдат превърнати в хартиени документи с помощта на компютърна технология. Такива документи трябва да бъдат подписани с автентичните установени подписи на упълномощени лица, след което придобиват същия статут като електронните документи, от които са получени;

Преобразуването не трябва да намалява серийния номер на документа съгласно таблица 2 от GOST 2.102;

Документите, получени в резултат на взаимно преобразуване, трябва да имат подходящи връзки помежду си;

Взаимното съответствие между тези документи се осигурява от разработчика.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

(корекция , ICS 4-2009)

2.9. Оригиналите на технологичните документи трябва да се съхраняват в съответствие с методите за обработка и сглобяване на продукта, без да се вземат предвид форматите във възходящ ред на техните обозначения чрезГОСТ 3.1201-85   във всеки метод за обработка и сглобяване на продукта.

Разрешено е да се съхраняват оригинали с набори във възходящо обозначение на проектни документи, посочени в основния надпис на технологични документи.

Отчитането на приложимостта на технологичните документи ръчно или автоматично се извършва в счетоводни карти за приложимост в съответствие с GOST 3.1201, форми 2 и 2a.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.10. Оригиналите, изработени на листове по-малки от А1, трябва да се съхраняват в разширена форма.

Оригиналите, изработени на листове от А1 или по-голям формат, се препоръчва да се съхраняват навити на подвижни щифтове или в разширена форма.

2.11. Оригиналите на анулираните и заменени документи трябва да се съхраняват отделно от съществуващите оригинали и те могат да се съхраняват във формати A4 и A3 в съответствие с приложението.

3. ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановеният оригинал може да бъде направен само след съставяне на акта за анулиране на повредения или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде изменен в съответствие с всички известия, издадени преди неговото възстановяване.

3.3. Възстановеният оригинал трябва да бъде точно копие на възстановения оригинал, като се вземат предвид последните промени..

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.4. Възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размерите, надписите, графичните изображения и др., Изключени от известието за промяна в оригинала (или копието), от което е възстановен оригиналът.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат и серийните номера на промените и разширенията към тях, предварително направени във връзка с извършените промени.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.5. Само последният запис за промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени на възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа, поредните номера на промените, обозначенията на известията за промяна и други данни за последната промяна на всеки лист на възстановения оригинал трябва да се поставят въз основа на съществуващите записи в таблицата на промените в този лист на възстановения документ.

В регистрационния лист на промяната на възстановения оригинал трябва да бъдат възпроизведени данните, свързани с всички промени, направени по-рано в този документ (като се започне от първата промяна).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, налични на оригинала (включително в полето за подаване и лист за регистрация на промените), в възстановения оригинал в скоби трябва да се пише:² (Подпис) "и ² (Дата). “

При производството на реставриран оригинал от предишно възстановен оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху възстановяването на оригинала върху последния може да не се възпроизвежда.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.7. Възстановените оригинали трябва да бъдат подписани от отговорното лице по указание на ръководителя на звеното, което е издало оригиналите или следи производството на продукта.

Надписът, потвърждаващ правилността на възстановения оригинал, трябва да бъде направен с помощта на мастило или машина на полето за подаване на документ, например:

² Възстановено от оригинала.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

² Възстановено от копие.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.8. В горния десен ъгъл на полето на всеки лист на възстановения оригинал трябва да има надпис с мастило или да бъде поставен печат:² Възстановен оригинал № ... ", указващ серийния номер на възстановяването на този оригинален лист.

3.9. Възстановеният оригинал трябва да има инвентарен номер на възстановения оригинал. За възстановяването на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

3.10. Върху оригинала или копия, от които е направена реставрацията, те поставят печата:² заменен с възстановения оригинал № ... ", указващ серийния номер на реставрацията и датата на приемане на възстановения оригинал за съхранение.

4. СМЕТКА ЗА ПРИЛОЖЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

(Изключено, изменение № 1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Препоръчано

СКЛАДНИ чертежи

1. Листовете с чертежи от всички формати трябва да бъдат сгънати първо по линиите, перпендикулярни (надлъжни), а след това по линиите успоредни (напречно) към заглавния блок.

2. Листовете на чертежите след сгъване трябва да имат основния надпис от предната страна на сгънатия лист.

3. Листовете на чертежите са сгънати в последователността, посочена в таблицата. и номера на линиите на сгъване.

4. Монтират се следните видове сгъване:

1) в папки в съответствие с табл. ;

2) за директно свързване в съответствие с табл. ,

Таблица 1

Сгъваеми в папката

Размери, мм

формат	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст
AO (841) ´ 1189)
А 1 (594) ´ 841)
A2 (420) ´ 594)
A3 (297) ´ 420)

Таблица 2

Сгъване за директно свързване

Размери, мм

формат	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст
AO (841) ´ 1189)
А1 (594 ´ 841)
A2 (420) ´ 594)
A3 (297) ´ 420)

1. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ

1.1. Копиите от хартиени документи, приети за съхранение, трябва да бъдат отпечатани на контраст и да имат гладък фон без цвят, което затруднява четенето на документа. В копия всички редове, букви, цифри и т.н., налични в оригинал, дубликат или оригинал, трябва да бъдат възпроизведени (без пропуски).

Когато приемате копия на хартиен носител, проверете наличността на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.2. Компанията може да съхранява следните копия на проектни и технологични документи:  архивни, контролни, работници.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.3. Архивните копия отразяват състоянието на дизайна или технологията на производство на продукта през периодите на одобрение от клиента, прехвърлянето на оригиналите на производителите, прекратяването на производството на този дизайн и др.  Наличието на архивни копия се отразява в счетоводните карти (, приложение)

Не се правят промени в архивираните копия и не се издават на абонати, те се съхраняват отделно от други копия,  в папки (албуми) или на електронни носители.

За хартиени документи  на видимо място на папката (албума) и от предната страна на всяко копие на архива поставят печат² АРХИВНА ИНСТАНЦИЯ ". Под печата се посочва причината и датата на приемане за съхранение на архивното копие. Позволено е съхраняването на архивни копия под формата на микрофилми.

Архивните копия на електронни документи в необходимата част трябва да имат съответния атрибут (буква, номер и т.н.).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4. Контролните копия се използват за възстановяване на оригинала, изработване на дубликати, работни копия, сертификати или съгласуваща документация, те се съхраняват отделно от други копия и не се издават на абонати. “

Контролното копие на електронния документ трябва да има съответния атрибут в необходимата част (буква, номер и т.н.).

На лицевата страна на всеки лист контролни копия на видно място поставете печат² КОНТРОЛНА ИНСТАНЦИЯ "(с изключение на контролни копия на печатни публикации и зашити текстови документи, върху които печатът е поставен само на корицата и на корицата или първата страница).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4a. Работните копия са предназначени за обслужване на производството. Броят на работните екземпляри в обращение и мястото на тяхното съхраняване (приемане-издаване) се определят от организацията.

(Въведено допълнително, изменение № 1)

1.5. (Изключено, изменение № 1)

1.6. Счетоводството за издаване (изпращане) и връщане на копия на вътрешни и външни абонати може да се извърши ръчно или автоматично. Счетоводството се извършва по счетоводни карти на формулярни документи ,   в съответствие с приложение 3.

Счетоводството за издаване и връщане на копия на вътрешни абонати може да се извършва ръчно или автоматично с абонаментни карти, в съответствие с приложението*

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.7. Копията на документи на хартиен носител се съхраняват както в насипно състояние (лист), така и в затворени папки или, ако е необходимо, се зашиват в албуми.

Когато се съхраняват в насипно състояние (лист), копията се сгъват във формат А4. Копия, поставени в албуми и папки, се подреждат на A4 или A3 в съответствие с приложението.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.8. Копия от дизайнерски документи за продукта се поставят в папки (албуми) в рамките на продукта или в рамките на рационално подбраните компоненти на продукта.

1.9. Копия от дизайнерски документи за продукти се поставят в папки (албуми) в следната последователност:

1) спецификация на продукта;

2) документите на основния продуктов комплект (в реда, в който са написани в спецификацията);

3) спецификации на продуктовите компоненти и документи на основния комплект компоненти на продукта (в ред за увеличаване на нотацията). Документите на основния набор от компоненти на продукта се поставят след спецификацията в реда, в който са записани в спецификацията;

4) чертежи на части, записани в спецификациите на основния продукт, и всички негови компоненти (в увеличаващ се ред на обозначаване).

Ако върху частта са издадени други документи (с изключение на чертежа), те се поставят след начертаването на частите (в реда, в който са написани в спецификацията).

1.10. Набор от копия на технологични документи се поставя в папки или се зашива в албуми, докато всички технологични документи, разработени за един продукт или няколко продукта, или рационално подбран компонент на продукта, се поставят в една папка (албум).

Ако е необходимо, се разрешава поставянето на технологични документи в една папка (албум) според отделни методи за обработка и сглобяване на продукта.

1.11. Не повече от 200 листа документи, намалени до формат А4, се поставят в една папка (албум).

1.12. С голям брой документи те се разделят на части и се поставят в няколко папки (албуми). На етикетите на папки (албуми) или на кориците им се посочват номерът на тази част, общият брой части и номерът на копието на папката (албума).

1.13. Във всяка папка (албум) е позволено да предоставят инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

1.14. За текущата работа звеното, което издава оригиналните документи или извършва надзор върху производството на продукта в производството, получава копие от съответните документи. От предната страна на всеки лист копия (когато се съхраняват в насипно състояние) или на видно място в печат (албум)² ПРОЕКТИРАНЕ ИНСТАНЦИЯ "или² ИНСТАНЦИОННА ТЕХНОЛОГИЯ ",  дадено в *.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.15. Върху копия на документи, за промените на които не се уведомява след експулсирането на абонатите, се поставя печат² НЯМА ПРОМЕНА ЗА ПРОМЕНА. "

1.16. Исканията за изпращане на документация от други предприятия показват дали е необходимо да се вземе предвид исканата документация, за да се изпращат допълнителни уведомления за промени или не.

1.17. Копията на документи, изтеглени от обращение в резултат на спиране на производството на продукти, както и копия на документи, анулирани или заменени във връзка с въвеждането на изменения, се унищожават след съставяне на акт за унищожаване или списък с копия.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ НА ДРУГИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Копия от документи, получени от други предприятия, се съхраняват в папки или обвързани в албуми поотделно за всяко предприятие, с което са публикувани, или поотделно за всеки продукт.

Разрешено е да се съхраняват копия в насипно състояние (лист), сгънати във формат A4 или A3.

2.2. Във всяка папка (албум) трябва да има инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

2.3. Регистрацията (отчитането) на копия на документи на други предприятия се извършва в съответствие с изискванията на параграфи. 2.3 и 2.4 от настоящия стандарт. За всяко регистрирано копие (или набор от копия) се прилага хартиен печат на хартиен носител, указващ инвентарен номер, номер на инстанцията (ако има няколко копия) и датата на регистрация.

Посоченият печат в папки (албуми) се поставя на видно място в инвентара, както и върху етикета или в горния ляв ъгъл на корицата.

На хартиени копия, съхранявани в насипно състояние (лист), печатът се поставя в горния ляв ъгъл на всеки лист на формат A4 формат или лист документ, сгънат във формат A4.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.4. Копия включват

3. Печат ² ОТМЕНЕНО, ЗАМЕНЕНО ..., забележете. № ... с дата ... "поставете (с номера, дата на издаване на известието и подпис) върху анулираните от известието оригинали, дубликати и копия, както и върху картите. При липса на подмяна поставете тире.

4. Печат ² НЕ ПРИЛАГАЙТЕ НА НОВ ДИЗАЙН, ПРИЛОЖЕТЕ ЗАМЕНА ... ", поставени въз основа на съответните известия за оригинали, дубликати и копия, които не могат да бъдат използвани в новоразработени продукти, както и върху счетоводни карти.

5. Печат ² ЗАМЕСТВАНЕ НА ОРИГИНАЛА "поставете върху документи при липса на оригиналите на тези документи.

6. Печат ² EKZ. № ... "поставете (с номер на образеца) върху папките (албумите) на копията и върху отделните копия.

7. Печат ² INV. № .... EXC. № ....... ж. "поставете (с инвентарен номер, номер на копие и дата на регистрация) на папки (албуми) и отделни копия на документи на други предприятия.

Също така е разрешено да се използва този печат (без да се посочва номерът на копието), когато се регистрират мостри за печат на публикации и други документи, съхранявани като оригинали.

8. Печати ² ИНСТАНЦИЯ ЗА КОНТРОЛ "и² ARCHIVE INSTANCE "се поставя съответно върху контролните и архивните копия на копията и върху папките (албумите) на копията.² ИНСТАНЦИЯ ЗА КОНТРОЛ “също се поставя на тестови копия на известия и техните приложения.

9. Печати ² ИНСТРУМЕНТ ЗА ПРОЕКТИРАНЕ "и² ТЕХНОЛОГИЧЕСКА ИНСТАНЦИЯ "се поставя съответно върху копия от проектни и технологични документи, издадени за текущата работа на звеното, което е издало оригиналите или извършва мониторинг на производството на продукти в производството.

10. Печат ² НЯМА ПРОМЕНА НЕ Е ОБЯВЕНА "поставете върху копия на документи, издадени в един брой, без да изпращате допълнителни известия за промени в тези документи.

11. (Изключено, изменение № 1)

12. Разрешено е да се прилагат печати от други видове, опростявайки прилагането на надписи върху документи.

(Изменено издание,

Междудържавен стандарт GOST 2.501-88
"Единна система на проектната документация. Правила за счетоводство и съхранение"
(одобрен с резолюцията на Държавния стандарт на СССР от 17 март 1988 г. N 614)

Единна система за проектна документация. Правила за регистрация и съхранение

Вместо GOST 2.501-68, GOST 3.1111-77

3. Възстановяване на скриптове

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановеният оригинал може да бъде направен само след съставяне на акта за анулиране на повредения или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде изменен в съответствие с всички известия, издадени преди неговото възстановяване.

3.3. Възстановяването на оригиналите трябва да се извърши: репрографски, ръчно, препечатайте на пишеща машина или използвайки компютър.

Ръчно възстановеният оригинал трябва да съдържа в техническото си съдържание точно копие на възстановения оригинал.

3.4. Ръчно възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размерите, надписите, графичните изображения и др., Зачеркнати върху известието за промяна в оригинала (или копието), от което е премахнат възстановеният оригинал.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат и серийните номера на промените и разширенията към тях, предварително направени във връзка с извършените промени.

3.5. Само таблицата с последната промяна трябва да бъде прехвърлена в таблицата с промени на ръчно възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа, поредните номера на промените, обозначенията на известията за промяна и други данни за последната промяна на всеки лист на възстановения оригинал трябва да се поставят въз основа на съществуващите записи в таблицата на промените в този лист на възстановения документ.

В регистрационния лист на промяната на възстановения оригинал трябва да бъдат възпроизведени данните, свързани с всички промени, направени по-рано в този документ (като се започне от първата промяна).

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, налични в оригинал (включително в полето за подаване и лист за регистрация на промените), в възстановения оригинал, направен ръчно, в скоби трябва да бъде написано: "(подпис)" и "(дата)" ,

При производството на реставриран оригинал от предишно възстановен оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху възстановяването на оригинала върху последния може да не се възпроизвежда.

3.7. Възстановените оригинали трябва да бъдат подписани от отговорното лице по указание на ръководителя на звеното, което е издало оригиналите или следи производството на продукта.

Надписът, потвърждаващ правилността на възстановения оригинал, трябва да бъде направен с помощта на мастило или машина на полето за подаване на документ, например:

"Възстановено от скрипта.

  rihhansu

ГОСТ 2.501-88

Единна система за проектна документация

ПРАВИЛА ЗА СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ

Единна система за проектна документация.

Правила за регистрация и съхранение

ГОСТ

2.501-88

(CT CMEA 159-83)

Дата на въвеждане 01.01.89

Настоящият стандарт установява общи изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи, направени на хартиен и електронен носител (наричани по-долу документи) на продукти от всички индустрии.

Въз основа на този стандарт могат да бъдат разработени стандарти, които отчитат особеностите на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи в зависимост от обема на документацията и условията на работния процес.

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1.1. Сгъването на копия на документи на хартиен носител се извършва в съответствие с допълнение 1.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.2. Всички налични в предприятието1) оригинали, дубликати и копия на документи (наричани по-долу оригинали, дубликати и копия) подлежат на счетоводство и съхранение в съответствие с разд. 2 и приложение 2. *

1) Предприятие трябва да се разбира като предприятие или организация.

2) Символът „*“ маркира точките от стандарта, към които са дадени коментари в допълнение 5.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.3. В случаите, когато организацията едновременно използва документи на хартиен и електронен носител, се допуска взаимното им преобразуване една в друга. При това спазвайте следните правила:

Проектните документи на хартиен носител могат да бъдат преобразувани във файлове;

Оборудвани със съответните данни и подписани по предписания начин с електронни цифрови подписи, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

За използване в процесите на производство, експлоатация, ремонт и обезвреждане на продукти, електронните документи могат да бъдат превърнати в хартиени документи с помощта на компютърна технология. Такива документи трябва да бъдат подписани с автентичните установени подписи на упълномощени лица, след което придобиват същия статут като електронните документи, от които са получени;

Преобразуването не трябва да намалява серийния номер на документа съгласно таблица 2 от GOST 2.102;

Документите, получени в резултат на взаимно преобразуване, трябва да имат подходящи връзки помежду си;

Взаимното съответствие между тези документи се осигурява от разработчика.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

2.1. Оригиналите, направени на хартиен носител, приети за съхранение, трябва да са подходящи за множество копия (отсъствие на счупвания, залепване, избърсани места, замъгления текст, линии), репрографска обработка и да отговарят на изискванията на GOST 2.102-68 и GOST 13.1.002-80. *

Оригинали на електронни документи, приети за съхранение, трябва да отговарят на изискванията на GOST 2.051.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.2. Когато приемате оригинали за счетоводство и съхранение, проверете:

1) пълнотата на проектните документи в съответствие със спецификациите на електронните документи или други документи, в които са представени оригиналите;

2) пълнотата на технологичните документи в съответствие с маршрутната карта или други документи, в които са изброени оригиналите, които ще бъдат предадени;

3) наличието на установени подписи (включително електронни цифрови подписи) и дати. Не се разрешава приемането на документи за съхранение, които не са подписани от лицето, упражняващо нормативен контрол. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.3. Всички оригинали, приети за съхранение, се регистрират (вземат под внимание). Когато се регистрирате, попълнете следните данни:

Инвентарен номер на документа;

Дата на регистрация;

Наименование на документа;

име;

Броят на листовете в документа;

Формат на документа съгласно GOST 2.301;

Кой е издал документа;

Подпис при приемане на документа за съхранение;

Забележка (ако е необходимо).

Регистрацията може да се извърши по автоматизиран начин или по неавтоматизиран начин (ръчно). За ръчна регистрация изброените подробности се съставят в инвентаризационната книга на оригинали във формуляр 1 в съответствие с допълнение 3. При автоматизирана регистрация инвентаризационната книга се извършва в електронен вид.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.4. Всеки оригинален документ получава един инвентарен номер. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.5. Инвентарните книги за регистрация на оригинали и дубликати, получени от други предприятия, трябва да се водят отделно за документи за продукти от основното и спомагателното производство.

Разрешено е да се съхранява една инвентарна книга за оригинали и дубликати на проектни и технологични документи и отделни инвентарни книги по видове продукт (дизели, автомобили, трактори, турбини и др.), Докато инвентарните номера не трябва да се повтарят.

2.6. Едновременно с регистрацията на оригиналите трябва да се попълнят съответните счетоводни колони, разположени на полето за подаване на оригиналния лист на хартиен носител, или съответните данни да бъдат въведени в електронен документ.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.7. За всеки документ, на който е присвоен инвентарният номер, се записва неговото движение (производство и отчитане на копия, промяна, приложимост). Движението на оригинали се записва ръчно или автоматично в съответствие със счетоводните карти във формуляри 2, 2а, 2б и 2в от допълнение 3.

За проектната документация, спомагателната производствена документация и производството на единица не се изискват счетоводни карти.

2.8. Оригиналите на дизайнерските документи на хартиен носител трябва да се съхраняват форматирани във възходящ ред на обозначенията на документите във всеки формат и код на предприятието-разработчик.

Разрешено е да се съхраняват оригинали във възходящи обозначения на документи в продукта, без оглед на формати.

Оригиналите на електронните документи се съхраняват в бази данни на автоматизирани системи и / или на отделни електронни носители. Оригиналите се съхраняват на отделни носители във възходящ ред на обозначаването на документите в продукта. Условията за съхранение на отделни носители трябва да гарантират тяхната безопасност, бързо търсене и използваемост. *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.9. Оригиналите на технологичните документи трябва да се съхраняват в съответствие с методите за обработка и сглобяване на продукта, без да се вземат предвид форматите във все по-голям ред на техните обозначения съгласно GOST 3.1201-85 във всеки метод за обработка и сглобяване на продукта.

Разрешено е да се съхраняват оригинали с набори във възходящо обозначение на проектни документи, посочени в основния надпис на технологични документи.

Отчитането на приложимостта на технологичните документи ръчно или автоматично се извършва в счетоводни карти за приложимост в съответствие с GOST 3.1201, форми 2 и 2a.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

2.10. Оригиналите, изработени на листове по-малки от А1, трябва да се съхраняват в разширена форма.

Оригиналите, изработени на листове от А1 или по-голям формат, се препоръчва да се съхраняват навити на подвижни щифтове или в разширена форма.

2.11. Оригиналите на анулираните и заменени документи трябва да се съхраняват отделно от съществуващите оригинали и те могат да се съхраняват във формати A4 и A3 в съответствие с допълнение 1.

3. ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановеният оригинал може да бъде направен само след съставяне на акта за анулиране на повредения или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде изменен в съответствие с всички известия, издадени преди неговото възстановяване.

3.3. Възстановеният оригинал трябва да бъде точно копие на възстановения оригинал, като се вземат предвид последните промени.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.4. Възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размерите, надписите, графичните изображения и т.н., изключени от известието за промяна в оригинала (или копието), от което е възстановен оригиналът.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат и серийните номера на промените и разширенията към тях, предварително направени във връзка с извършените промени.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.5. Само последният запис за промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени на възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа, поредните номера на промените, обозначенията на известията за промяна и други данни за последната промяна на всеки лист на възстановения оригинал трябва да се поставят въз основа на съществуващите записи в таблицата на промените в този лист на възстановения документ.

В регистрационния лист на промяната на възстановения оригинал трябва да бъдат възпроизведени данните, свързани с всички промени, направени по-рано в този документ (като се започне от първата промяна).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, налични в оригинал (включително в полето за подаване и лист за регистрация на промените), в възстановения оригинал в скоби трябва да се пише :? (подпис) "и? (Дата)".

При производството на реставриран оригинал от предишно възстановен оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху възстановяването на оригинала върху последния може да не се възпроизвежда.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.7. Възстановените оригинали трябва да бъдат подписани от отговорното лице по указание на ръководителя на звеното, което е издало оригиналите или следи производството на продукта.

Надписът, потвърждаващ правилността на възстановения оригинал, трябва да бъде направен с помощта на мастило или машина на полето за подаване на документ, например:

Възстановено от оригинала.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

Възстановено от копие.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

3.8. В горния десен ъгъл на полето на всеки лист на възстановения оригинал трябва да има мастило или печатът да бъде поставен:? Възстановен оригинал. № ... ", указващ серийния номер на възстановяването на този оригинален лист.

3.9. Възстановеният оригинал трябва да има инвентарен номер на възстановения оригинал. За възстановяването на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

3.10. Оригиналът или копията, от които е извършена реставрацията, са подпечатани: "заменен с възстановения оригинал № ...", указващ серийния номер на реставрацията и датата на приемане на възстановения оригинал за съхранение.

4. СМЕТКА ЗА ПРИЛОЖЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ

(Изключено, изменение № 1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

СКЛАДНИ чертежи

1. Листовете с чертежи от всички формати трябва да бъдат сгънати първо по линиите, перпендикулярни (надлъжни), а след това по линиите успоредни (напречно) към заглавния блок.

2. Листовете на чертежите след сгъване трябва да имат основния надпис от предната страна на сгънатия лист.

3. Листовете на чертежите са сгънати в последователността, посочена в таблицата. 1 и 2, с числа на линиите на сгъване.

4. Монтират се следните видове сгъване:

1) в папки в съответствие с табл. 1;

2) за директно свързване в съответствие с табл. 2.

Таблица 1

Сгъваеми в папката

Размери, мм

формат	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст
AO (841? 1189)
A 1 (594? 841)
A2 (420? 594)

Таблица 2

Сгъване за директно свързване

Размери, мм

формат	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст
AO (841? 1189)
А1 (594? 841)
A2 (420? 594)
A3 (297? 420)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

1. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ

1.1. Копиите от хартиени документи, приети за съхранение, трябва да бъдат отпечатани на контраст и да имат гладък фон без цвят, което затруднява четенето на документа. В копия всички редове, букви, цифри и т.н., налични в оригинал, дубликат или оригинал, трябва да бъдат възпроизведени (без пропуски).

Когато приемате копия на хартиен носител, проверете наличността на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.2. Компанията може да съхранява следните копия на проектни и технологични документи: архивни, контролни, работници.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.3. Архивните копия отразяват състоянието на дизайна или технологията на производство на продукта през периодите на одобрение от клиента, прехвърлянето на оригиналите на производителите, прекратяването на производството на този дизайн и др. Наличието на архивни копия е отразено в счетоводните карти (формуляр 2, приложение 3)

Не се правят промени в архивираните копия и не се издават на абонати, те се съхраняват отделно от други копия, в папки (албуми) или на електронни носители.

За документи на хартиен носител, на видно място в папката (албума) и от предната страна на всяко копие на архива, печат "АРХИВНА ИНСТАНЦИЯ". Под печат посочете причината и датата на приемане за съхранение на архивното копие. Позволено е съхраняването на архивни копия под формата на микрофилми.

Архивните копия на електронни документи в необходимата част трябва да имат съответния атрибут (буква, номер и т.н.).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4. Контролните копия се използват за възстановяване на оригинала, изработване на дубликати, работни копия, сертификати или съгласуваща документация, те се съхраняват отделно от други копия и не се издават на абонати.

Контролното копие на електронния документ трябва да има съответния атрибут в необходимата част (буква, номер и т.н.).

На лицевата страна на всеки лист контролни копия на видно място те поставят печат „КОНТРОЛ ИНСТАНЦИЯ“ (с изключение на контролни копия на печатни издания и зашити текстови документи, върху които печатът се поставя само на корицата и на корицата или първата страница).

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.4a. Работните копия са предназначени за обслужване на производството. Броят на работните екземпляри в обращение и мястото на тяхното съхраняване (приемане-издаване) се определят от организацията.

(Въведено допълнително, изменение № 1)

1.5.(Изключено, изменение № 1)

1.6. Счетоводството за издаване (изпращане) и връщане на копия на вътрешни и външни абонати може да се извърши ръчно или автоматично. Счетоводството се извършва по счетоводни карти на документи от формуляр 2, 2а в съответствие с допълнение 3.

Счетоводството за издаване и връщане на копия на вътрешни абонати може да се извършва ръчно или автоматично, като се използват абонатни карти на формуляри 3, 3а в съответствие с допълнение 3 *

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.7. Копията на документи на хартиен носител се съхраняват както в насипно състояние (лист), така и в затворени папки или, ако е необходимо, се зашиват в албуми.

Когато се съхраняват в насипно състояние (лист), копията се сгъват във формат А4. Копия, поставени в албуми и папки, се подреждат на формат A4 или A3 в съответствие с допълнение 1.

(Изменена формулировка, изменение № 1)

1.8. Копия от дизайнерски документи за продукта се поставят в папки (албуми) в рамките на продукта или в рамките на рационално подбраните компоненти на продукта.

1.9. Копия от дизайнерски документи за продукти се поставят в папки (албуми) в следната последователност:

1) спецификация на продукта;

2) документите от основния комплект продукти (в реда на тяхното записване в спецификацията);

3) спецификации на съставните части на продукта и документи на основния набор от компоненти на продукта (в увеличаващ се ред на нотация). Документите на основния набор от компоненти на продукта се поставят след спецификацията в реда, в който са записани в спецификацията;

4) чертежи на части, записани в спецификациите на основния продукт, и всички негови компоненти (в увеличаващ се ред на обозначаване).

Ако върху частта са издадени други документи (с изключение на чертежа), те се поставят след начертаването на частите (в реда, в който са написани в спецификацията).

1.10. Набор от копия на технологични документи се поставя в папки или се зашива в албуми, докато в една папка (албум) се поставят всички технологични документи, разработени за един продукт или няколко продукта, или рационално подбран компонент на продукта.

Ако е необходимо, се разрешава поставянето на технологични документи в една папка (албум) според отделни методи за обработка и сглобяване на продукта.

1.11. Не повече от 200 листа документи, намалени до формат А4, се поставят в една папка (албум).

1.12. С голям брой документи те се разделят на части и се поставят в няколко папки (албуми). На етикетите на папки (албуми) или на кориците им се посочват номерът на тази част, общият брой части и номерът на копието на папката (албума).

1.13. Във всяка папка (албум) е позволено да предоставят инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

1.14. За текущата работа звеното, което издава оригиналните документи или извършва надзор върху производството на продукта в производството, получава копие от съответните документи. От лицевата страна на всеки лист копия (когато ги съхранявате в насипно състояние) или на видно място в папката (албума) е отпечатан печатът „ИНСТАНЦИЯ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЯ” или „ПРИМЕР НА ТЕХНОЛОГИЯТА”, даден в Приложение 4 *.

Одобрен през февруари 2006 г. (IMS 9-2006)


Изменението е публикувано в IMS N 4, 2009 г.

Поправка, направена от производителя на базата данни


Настоящият стандарт установява общите изисквания за отчитане и съхранение на проектни и технологични документи (наричани по-долу документи), изработени на хартиен и електронен носител, на продукти от всички индустрии.

Въз основа на този стандарт могат да бъдат разработени стандарти, които отчитат особеностите на отчитането и съхранението на проектни и технологични документи в зависимост от обема на документацията и условията на работния процес.

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1. ОБЩИ ИЗИСКВАНИЯ

1.1. Сгъването на копия на документи на хартиен носител се извършва в съответствие с допълнение 1.

1.2. Всички оригинали, дубликати и копия на документи, налични в предприятието (наричани по-долу оригинали, дубликати и копия), подлежат на счетоводство и съхранение в съответствие с раздел 2 и допълнение 2 *.
________________
  Под предприятие се разбира предприятие или организация.
  Символът "*" маркира точките от стандарта, към които са дадени коментари в допълнение 5.

1.1, 1.2. (Изменено издание, изменение № 1).

1.3. В случаите, когато организацията едновременно използва документи на хартиен и електронен носител, се допуска взаимното им преобразуване една в друга. При това спазвайте следните правила:

- дизайнерските документи на хартиен носител могат да бъдат преобразувани във файлове;

- снабдени със съответните данни и подписани по предписания начин с електронни цифрови подписи, тези файлове стават електронни документи (оригинали, дубликати, копия);

- за използване в процесите на производство, експлоатация, ремонт и обезвреждане на продукти, електронните документи могат да бъдат превърнати в хартиени документи с помощта на компютърна технология. Такива документи трябва да бъдат подписани с автентичните установени подписи на упълномощени лица, след което придобиват същия статут като електронните документи, от които са получени;

- преобразуването не трябва да намалява серийния номер на документа съгласно таблица 2 GOST 2.102;

Документите, получени в резултат на взаимно преобразуване, трябва да имат подходящи връзки помежду си;

- взаимното съответствие между тези документи се осигурява от разработчика.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

2.1. Оригиналите, направени на хартиен носител, приети за съхранение, трябва да са подходящи за множество копия (липса на счупвания, залепване, избърсани места, замъгления текст, линии), репрографска обработка и да отговарят на изискванията на GOST 2.102 и GOST 13.1.002.

Оригинали на електронни документи, приети за съхранение, трябва да отговарят на изискванията на GOST 2.051.

Забележка. За конкретен продукт се изпълнява само един комплект оригинали на дизайнерски документи, които трябва да се съхраняват при разработчика или при производителя в съответствие с тяхното съгласие *.

2.2. Когато приемате оригинали за счетоводство и съхранение, проверете:

1) пълнотата на проектните документи в съответствие със спецификациите, изявленията на електронните документи или други документи, в които са посочени представените оригинали;

2) пълнотата на технологичните документи в съответствие с маршрутната карта или други документи, в които са изброени оригиналите, които ще бъдат предадени;

3) наличието на установени подписи (включително електронни цифрови подписи) и дати. Приемането на документи за съхранение, които не са подписани от лицето, упражняващо нормативен контрол, не е разрешено *.

2.3. Всички оригинали, приети за съхранение, се регистрират (вземат под внимание). Когато се регистрирате, попълнете следните данни:

- инвентарен номер на документа;

- дата на регистрация;

- обозначаване на документа;

- име;

- броя на листовете в документа;

- формат на документа в съответствие с GOST 2.301;

- кой е издал документа;

- подпис при приемане на документа за съхранение;

- бележка (ако е необходимо).

Регистрацията може да се извърши по автоматизиран начин или по неавтоматизиран начин (ръчно). За ръчна регистрация изброените подробности се съставят в инвентаризационната книга на оригинали във формуляр 1 в съответствие с допълнение 3. При автоматизирана регистрация инвентаризационната книга се извършва в електронен вид.

2.4. Всеки оригинален документ получава един инвентарен номер *.

2.1-2.4 (Изменено издание, изменение N 1).

2.5. Инвентарните книги за регистрация на оригинали и дубликати, получени от други предприятия, трябва да се водят отделно за документи за продукти от основното и спомагателното производство.

Разрешено е да се съхранява една инвентарна книга за оригинали и дубликати на проектни и технологични документи и отделни инвентарни книги по видове продукт (дизели, автомобили, трактори, турбини и др.), Докато инвентарните номера не трябва да се повтарят.

2.6. Едновременно с регистрацията на оригиналите трябва да се попълнят съответните счетоводни колони, разположени на полето за подаване на оригиналния лист на хартиен носител, или съответните данни да бъдат въведени в електронен документ.

2.7. За всеки документ, на който е присвоен инвентарният номер, се записва неговото движение (производство и отчитане на копия, промяна, приложимост). Движението на оригинали се записва ръчно или автоматично в съответствие със счетоводните карти във формуляри 2, 2а, 2б и 2в от допълнение 3.

За проектната документация, спомагателната производствена документация и производството на единица не се изискват счетоводни карти.

2.8. Оригиналите на дизайнерските документи на хартиен носител трябва да се съхраняват според класификационните характеристики (групировки), форматирани във възходящ ред на обозначенията на документите във всеки формат и код на предприятието-разработчик.

Разрешено е да се съхраняват оригинали, без оглед на форматите.

Оригиналите на електронните документи се съхраняват в бази данни на автоматизирани системи и / или на отделни електронни носители. Оригиналите се съхраняват на отделни носители във възходящ ред на обозначаването на документите в продукта. Условията за съхранение на отделни носители трябва да гарантират тяхната безопасност, бързо търсене и използваемост *.

2.9. Оригиналите на технологичните документи трябва да се съхраняват в съответствие с методите за обработка и сглобяване на продукта, без да се вземат предвид форматите в увеличаващ се ред на техните обозначения съгласно GOST 3.1201 във всеки метод за обработка и сглобяване на продукта.

Разрешено е да се съхраняват оригинали с набори във възходящо обозначение на проектни документи, посочени в основния надпис на технологични документи.

Отчитането на приложимостта на технологичните документи ръчно или автоматично се извършва в счетоводни карти за приложимост в съответствие с GOST 3.1201, форми 2 и 2a.

2.6-2.9. (Изменено издание, изменение № 1).

2.10. Оригиналите, изработени на листове по-малки от А1, трябва да се съхраняват в разширена форма.

Оригиналите, изработени на листове от А1 или по-голям формат, се препоръчва да се съхраняват навити на подвижни щифтове или в разширена форма.

2.11. Оригиналите на анулираните и заменени документи трябва да се съхраняват отделно от съществуващите оригинали и те могат да се съхраняват във формати A4 и A3 в съответствие с допълнение 1.

3. ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА ОРИГИНАЛИТЕ

3.1. Оригиналите, които са станали неизползваеми или изгубени, трябва да бъдат възстановени.

Възстановеният оригинал може да бъде направен само след съставяне на акта за анулиране на повредения или изгубен оригинал.

3.2. Възстановените оригинали действат като заменени оригинали.

Възстановеният оригинал трябва да бъде изменен в съответствие с всички известия, издадени преди неговото възстановяване.

3.3. Възстановеният оригинал трябва да бъде точно копие на възстановения оригинал, като се вземат предвид последните промени.

3.4. Възстановеният оригинал не трябва да възпроизвежда размерите, надписите, графичните изображения и т.н., изключени от известието за промяна в оригинала (или копието), от което е възстановен оригиналът.

В реставрирания оригинал не трябва да се възпроизвеждат и серийните номера на промените и разширенията към тях, предварително направени във връзка с извършените промени.

3.5. Само последният запис за промяна трябва да бъде прехвърлен в таблицата с промени на възстановения оригинал.

При възстановяване на оригинала от документи на два или повече листа, поредните номера на промените, обозначенията на известията за промяна и други данни за последната промяна на всеки лист на възстановения оригинал трябва да се поставят въз основа на съществуващите записи в таблицата на промените в този лист на възстановения документ.

В регистрационния лист на промяната на възстановения оригинал трябва да бъдат възпроизведени данните, свързани с всички промени, направени по-рано в този документ (като се започне от първата промяна).

3.6. Вместо оригиналните подписи, визи и дати, налични на оригинала (включително в полето за подаване и лист за регистрация на промените), в възстановения оригинал в скоби трябва да се пише: "(подпис)" и "(дата)".

При производството на реставриран оригинал от предишно възстановен оригинал (или регистрирано копие, взето от него), надписът върху възстановяването на оригинала върху последния може да не се възпроизвежда.

3.7. Възстановените оригинали трябва да бъдат подписани от отговорното лице по указание на ръководителя на звеното, което е издало оригиналите или следи производството на продукта.

Надписът, потвърждаващ правилността на възстановения оригинал, трябва да бъде направен с помощта на мастило или машина на полето за подаване на документ, например:

"Възстановено от скрипта.



"Възстановено от копие.

Вярно: (подпис, фамилия и дата). "

Коректността на възстановения оригинален електронен документ трябва да бъде потвърдена с електронен цифров подпис на отговорното лице.

3.3-3.7. (Изменено издание, изменение № 1).

3.8. В горния десен ъгъл на полето на всеки лист на възстановения оригинал трябва да има мастило или печатът: "Възстановен оригинал N ..." със серийния номер на възстановяването на този оригинален лист трябва да бъде поставен.

3.9. Възстановеният оригинал трябва да има инвентарен номер на възстановения оригинал. За възстановяването на документа трябва да се направи бележка в инвентарната книга.

3.10. Върху оригинала или копията, от които е извършена реставрацията, те поставят печата: "ЗАМЕНЕНО ОТ РЕСТОРИРАНИЯ ОРИГИНАЛЕН ОРГАНИЗИРАН N ...", указвайки серийния номер на реставрацията и датата на приемане на възстановения оригинал за съхранение.

Раздел 4. (заличава се, изменение № 1).

1. Листовете с чертежи от всички формати трябва да бъдат сгънати първо по линиите, перпендикулярни (надлъжни), а след това по линиите успоредни (напречно) към заглавния блок.

2. Листовете на чертежите след сгъване трябва да имат основния надпис от предната страна на сгънатия лист.

3. Листовете на чертежите са сгънати в последователността, посочена в таблици 1 и 2, чрез числа на линиите на сгъване.

4. Монтират се следните видове сгъване:

1) в папки в съответствие с таблица 1;

2) за директно свързване в съответствие с таблица.2.

Таблица 1

Сгъваеми в папката

Размери, мм

	Сгъваем модел	складиране
		надлъжен	кръст

Таблица 2

Сгъване за директно свързване

Размери, мм

		Сгъваем модел	складиране
			надлъжен	кръст

1. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ

1.1. Копиите от хартиени документи, приети за съхранение, трябва да бъдат отпечатани на контраст и да имат гладък фон без цвят, което затруднява четенето на документа. В копия всички редове, букви, цифри и т.н., налични в оригинал, дубликат или оригинал, трябва да бъдат възпроизведени (без пропуски).

Когато приемате копия на хартиен носител, проверете наличността на всички листове и пълнотата на документацията в съответствие с придружаващите документи.

1.2. Компанията може да съхранява следните копия на проектни и технологични документи: архивни, контролни, работници.

1.3. Архивните копия отразяват състоянието на дизайна или технологията на производство на продукта през периодите на одобрение от клиента, прехвърлянето на оригиналите на производителите, прекратяването на производството на този дизайн и др. Наличието на архивни копия се отразява в счетоводните карти (формуляр 2, приложение 3).

Не се правят промени в архивираните копия и не се издават на абонати, те се съхраняват отделно от другите копия в папки (албуми) или на електронни носители.

За документи на хартиен носител, на видно място в папка (албум) и на лицевата страна на всяко копие на архива е подпечатано „ARCHIVE INSTANCE“. Под печат посочете причината и датата на приемане за съхранение на архивното копие. Съхранява се архивно копие под формата на микрофилми.

Архивните копия на електронни документи в необходимата част трябва да имат съответния атрибут (буква, номер и т.н.).

1.4. Контролните копия се използват за възстановяване на оригинала, изработване на дубликати, работни копия, сертификати или съгласуваща документация, те се съхраняват отделно от други копия и не се издават на абонати.

Контролното копие на електронния документ трябва да има съответния атрибут в необходимата част (буква, номер и т.н.).

На лицевата страна на всеки лист контролни копия на видно място те поставят печат „КОНТРОЛ ИНСТАНЦИЯ“ (с изключение на контролни копия на печатни публикации и зашити текстови документи, върху които печатът се поставя само на корицата и на корицата или първата страница).

1,1-1,4. (Изменено издание, изменение № 1).

1.4a. Работните копия са предназначени за обслужване на производството. Броят на работните екземпляри в обращение и мястото на тяхното съхраняване (приемане-издаване) се определят от организацията.

(Въведено допълнително, изменение № 1).

1.5. (Изключено, изменение № 1).

1.6. Счетоводството за издаване (изпращане) и връщане на копия на вътрешни и външни абонати може да се извърши ръчно или автоматично. Счетоводството се извършва по счетоводни карти на документи от формуляр 2, 2а в съответствие с допълнение 3 *.

Счетоводството за издаване и връщане на копия на вътрешни абонати може да се извършва ръчно или автоматично, като се използват абонатни карти на формуляри 3, 3а в съответствие с допълнение 3 *.

1.7. Копията на документи на хартиен носител се съхраняват както в насипно състояние (лист), така и в затворени папки или, ако е необходимо, се зашиват в албуми.

Когато се съхраняват в насипно състояние (лист), копията се сгъват във формат А4.

Копия, поставени в албуми и папки, се подреждат на формат A4 или A3 в съответствие с допълнение 1.

1.6., 1.7. (Изменено издание, изменение № 1).

1.8. Копия от дизайнерски документи за продукта се поставят в папки (албуми) в рамките на продукта или в рамките на рационално подбраните компоненти на продукта.

1.9. Копия от дизайнерски документи за продукти се поставят в папки (албуми) в следната последователност:

1) спецификация на продукта;

2) документите от основния комплект продукти (в реда на тяхното записване в спецификацията);

3) спецификации на съставните части на продукта и документи на основния набор от компоненти на продукта (в увеличаващ се ред на нотация). Документите на основния набор от компоненти на продукта се поставят след спецификацията в реда, в който са записани в спецификацията;

4) чертежи на части, записани в спецификацията на основния продукт и всички негови компоненти (в увеличаващ се ред на обозначаване).

Ако върху частта са издадени други документи (с изключение на чертежа), те се поставят след начертаването на частите (в реда, в който са написани в спецификацията).

1.10. Набор от копия на технологични документи се поставя в папки или се зашива в албуми, докато в една папка (албум) се поставят всички технологични документи, разработени за един продукт или няколко продукта, или рационално подбран компонент на продукта.

Ако е необходимо, се разрешава поставянето на технологични документи в една папка (албум) според отделни методи за обработка и сглобяване на продукта.

1.11. Не повече от 200 листа документи, намалени до формат А4, се поставят в една папка (албум).

1.12. С голям брой документи те се разделят на части и се поставят в няколко папки (албуми). На етикетите на папки (албуми) или на кориците им се посочват номерът на тази част, общият брой части и номерът на копието на папката (албума).

1.13. Във всяка папка (албум) е позволено да предоставят инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

1.14. За текущата работа звеното, което издава оригиналните документи или извършва надзор върху производството на продукта в производството, получава копие от съответните документи. От лицевата страна на всеки лист копия (когато те се съхраняват в насипно състояние) или на видно място в папка (албум), печат „ДИЗАЙН НА ДИЗАЙНЕРА“ или „ИЗКЛЮЧЕНИЕ НА ТЕХНОЛОГИЯТА“ е посочен в допълнение 4 *.

(Изменено издание, изменение № 1).

1.15. Върху копия на документи, за промените на които не се уведомява след експулсирането на абонатите, се поставя печат „НЯМА ПРОМЕНА Е ОТЧЕТНА“.

1.16. Исканията за изпращане на документация от други предприятия показват дали е необходимо да се вземе предвид исканата документация, за да се изпращат допълнителни уведомления за промени или не.

1.17. Копията на документи, изтеглени от обращение в резултат на спиране на производството на продукти, както и копия на документи, анулирани или заменени във връзка с въвеждането на изменения, се унищожават след съставяне на акт за унищожаване или списък с копия.

2. СЧЕТОВОДСТВО И СЪХРАНЕНИЕ НА КОПИИ НА ДОКУМЕНТИ НА ДРУГИ ПРЕДПРИЯТИЯ

2.1. Копия от документи, получени от други предприятия, се съхраняват в папки или обвързани в албуми поотделно за всяко предприятие, на което са публикувани, или отделно за всеки продукт.

Разрешено е да се съхраняват копия в насипно състояние (лист), сгънати във формат A4 или A3.

2.2. Във всяка папка (албум) трябва да има инвентар, в който те изброяват, в последователността на тяхното местоположение, всички документи в него.

2.3. Регистрацията (отчитането) на копия на документи на други предприятия се извършва в съответствие с изискванията на параграфи 2.3 и 2.4 от настоящия стандарт. За всяко регистрирано копие (или набор от копия) се прилага хартиен печат на хартиен носител, указващ инвентарен номер, номер на инстанцията (ако има няколко копия) и датата на регистрация.

Посоченият печат в папки (албуми) се поставя на видно място в инвентара, както и върху етикета или в горния ляв ъгъл на корицата.

На хартиени копия, съхранявани в насипно състояние (лист), печатът се поставя в горния ляв ъгъл на всеки лист на формат A4 формат или лист документ, сгънат във формат A4.

2.4. Копия се записват ръчно или автоматично в счетоводните карти съгласно формуляри 2, 2а, 2б, 2в в съответствие с допълнение 3.

2.3, 2.4. (Изменено издание, изменение № 1).

2.5. Копия на други предприятия се съхраняват в нарастващ ред на обозначаване за всеки код на предприятието.

2.6. В случай на прекратяване на приложимостта на регистрираните копия в това предприятие, притежателят на оригиналите се уведомява за премахването им от регистъра.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (препоръчително). ФОРМИ НА ИНВЕНТАРНА КНИГА, ДОКУМЕНТНА СЧЕТОВОДНА КАРТА И АБОНАТОРНА КАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма 3а

Абонаментна карта (обратно)

Забележка. В документа за счетоводна карта посочете:

1) в колона "Вид на документа" формуляр 2 - вид документ (оригинал, дубликат или копие), който е регистриран;

2) в графата „Еднократни издания“ на формуляр 2а - абонати, на които издават (изпращат) копие на документа с печат „НЕ СЕ ОТМЕНЯВА ПРОМЕНА“.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (препоръчително). ПРОБИ ЗА ПЕЧАЛБА ЗА СЧЕТОВОДНИ И РАБОТНИ ДОКУМЕНТИ, СЪСТАВЕНИ В ХАРТИЯ

1. Печатите имат за цел да опростят приложението и да постигнат еднаквост на изображението на надписи и указания, произведени в документи по време на разпространението им, както и в обявления и в счетоводни документи.

2. Печат "ЗАМЕНЕНО ОТ РЕСТОРИРАНА ИСТИНСКА РАЗРЕШЕНА N ..., ... g." като се посочва серийният номер на реставрацията на оригинала и датата на неговото възстановяване се поставя върху оригиналите, от които са направени реставрираните оригинали.

3. Печатът "ОТМЕНЕН, ОТМЕНЕН ..., забележете. N ... от ... ж." поставете (с номера, дата на издаване на известието и подпис) върху оригиналите, отменени от известието, дубликати и копия, както и върху счетоводните карти. При липса на подмяна поставете тире.

4. Печатът „НЕ ПРИЛАГАЙТЕ НА НОВ ПРОЕКТИРАНЕ, ПРИЛОЖЕТЕ ЗАМЕНА ...“ се поставя въз основа на съответните известия за оригинали, дубликати и копия, които не могат да бъдат използвани в новоразработени продукти, както и върху счетоводни карти.

5. Печатът „ЗАМЪНЕТЕ ОРИГИНАЛА“ се поставя върху документи при липса на оригинали на тези документи.

6. Печатът "EX.N ..." се поставя (с номер на образеца) върху папките (албумите) на копията и върху отделните копия.

7. Печатът "INV. N ..., EKZ. N ..., ... g." Се поставя (с инвентарен номер, номер на копие и дата на регистрация) в папки (албуми) и в отделни копия на документи на други предприятия.

Също така е разрешено да се използва този печат (без да се посочва номерът на копието), когато се регистрират мостри за печат на публикации и други документи, съхранявани като оригинали.

8. Печатите „КОНТРОЛ ИНСТАНЦИЯ“ и „АРХИВНА ИНСТАНЦИЯ“ се поставят на контролни и архивни копия, съответно, и на папки (албуми) на копия. Печатът „УПРАВЛЕНИЕ ИНСТАНЦИЯ“ също се поставя върху контролни копия на известия и техните приложения.

9. Печатите „ИНСТАНЦИЯ НА ПРОИЗВОДИТЕЛЯ” и „ПРИМЕР НА ТЕХНОЛОГИТЕ” се поставят съответно върху копия от проектните и технологичните документи, издадени за текущата работа, на единицата, издала оригинали или следи производството на продукти в производството.

10. Печатът „НЯМА ПРОМЕНА НЕ Е ОБЯВЕН” се поставя върху копия на документи, издадени в един брой, без да се изпращат допълнителни известия за промени в тези документи.

11. (Изключено, изменение № 1).

12. Разрешено е да се прилагат печати от други видове, опростявайки прилагането на надписи върху документи.

(Изменено издание, изменение № 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (информативно). КОМЕНТАРИ ЗА СТАНДАРТИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
препратка

Към параграф 1.2. Счетоводството и съхранението на хартиени и електронни документи е част от системата за документооборот в предприятието.

Документ, взет под внимание, е документ, приет за абонаментна услуга (документ, взет под внимание).

Списъкът на функциите, организационната структура и разпределението на функциите на системата на работния процес се определя от предприятието.

Към параграф 2.1. При регистриране (отчитане) на електронни документи в колона "Забележка" (формуляр 1, приложение 3) посочете формата на файла на документа.

В клауза 2.2. Други документи включват „Декларация за спецификации“ в съответствие с GOST 2.102, според която пълнотата на оригиналите, приети за съхранение, се проверяват за комплекси, монтажни единици и комплекти, които имат два или повече етапа на съставните части.

За електронни документи, приети за съхранение от отделни монтажни единици, проверката за пълнота се извършва в съответствие със спецификацията. За документи за целия продукт като цяло, пълнотата на документите се проверява в съответствие с „Електронния лист на документите“.

Към параграф 2.4. Инвентарен номер се присвоява на оригинала, независимо от броя на листовете в документа или броя файлове, от които се състои.

На документ, състоящ се от няколко листа, инвентарният номер се прилага към всеки лист.

Инвентарен номер на оригиналния електронен документ се посочва в необходимата му част.

Към параграф 2.8. За да се осигури възстановяване на електронни бази данни на автоматизирани системи при съхранение на оригинали, трябва да се направи резервно копие.

Правилата за извършване на архивиране (периодичност, регистрация и т.н.) се определят от организацията.

Приложение 2 (параграфи 1.6, 1.14). Автоматизираната система, като взема предвид движението на документите, трябва да осигурява своевременно разпространение на абонатите (вътрешни и външни) на известия за промени и (или) копия на променени документи.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Въведено допълнително, изменение N 1).

Електронен текст на документа

изготвен от Кодекс АД и проверен срещу:
официална публикация
Единна система за проектна документация:
Сб Гост. - М .: Standartinform, 2008

Издание на документа, като се вземе предвид
подготвени промени и допълнения
АД "Кодекс"